2 Assistants H/F - Agence de la Biomédecine (ABM)

Environnement et missions générales du poste

La supervision et l'encadrement des activités de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus est une mission historique confiée par la loi de bioéthique à l'Agence de la biomédecine. Elle est inscrite dans le Contrat d'Objectifs et de Performance (COP) de l'Agence de la biomédecine comme objectif stratégique n°1.

Le pôle stratégie prélèvement greffe, le pôle national de répartition des greffons (PNRG) et le pôle évaluationbiostatistique relèvent de la direction opérationnelle du prélèvement et de la greffe (DPGOT) et se trouvent placés sous la responsabilité directe du directeur de la DPGOT.

Le pôle stratégie prélèvement greffe contribue à l'élaboration des stratégies de développement du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus. Le pôle national de répartition des greffons (PNRG) est un pôle opérationnel qui en charge l'inscription des patients sur la liste nationale d'attente de greffe, assure la répartition et l'attribution des greffons au plan national et international et la gestion du registre national des refus (RNR). Le Pôle évaluation assure une expertise en santé publique et épidémiologique pour le prélèvement et la greffe d'organes et de tissus.Missions principales

En interaction avec l'autre assistant(e), la personne recrutée aura un rôle d'assistanat auprès :

- Du pôle stratégie prélèvement greffe ;
- Du pôle national de répartition des greffons ;
- Du pôle évaluation-biostatistique.

Pour :

- Garantir les travaux classiques inhérents à un secrétariat ;
- Participer à l'organisation et la tenue de réunions ;
- Participer à l'organisation du don croisé.

Dans ce cadre, ses activités principales sont les suivantes :

1. Prise en charge du secrétariat :

- Gestion des agendas et plannings partagés des différents médecins et responsables de pôles ;
- Organisation des déplacements des différents médecins via l'outil DOMINO (réservation de titres de transport, remboursement de frais de missions) ;
- Rédaction, suivi et archivage de courriers (demandes de patients, nouvelles, boîte contact...) ;
- Accueil téléphonique : prise de rendez-vous et des messages ;
- Transmission, suivi et archivage documentaire.

2. Organisation et gestion des réunions internes et externes (Réunions scientifiques, Groupes de travail...) :

- Gestion de l'organisation logistique des réunions (réservation de salles via DCLIC, programmation et connexion de la visioconférence via l'outil Zoom, accueil des participants) ;
- Convocation des participants, réservation des titres de transport des participants externes ;
- Réalisation et transmission des ordres du jour ;
- Organisation de réunions préparatoires internes en amont de groupes de travail ou réunions externes ;
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus des groupes de travail, diffusion, et archivage des comptes rendus.

3. Gestion des bons de commande via le logiciel SAP pour :

- Les inscriptions aux congrès pour le personnel de la DPGOT ;
- Les demandes d'interprétariats pour les Comités Donneurs Vivants ;
- Les demandes de facturation de transports de greffons ;
- Les demandes de posters ou relectures d'articles.

4. Gestion des demandes d'avis d'autorisation d'activité en liaison avec les médecins, les services régionaux, le service juridique et le pôle recherche, Europe, international et veille de la DGMS.

5. Organisation du renouvellement des collèges d'experts rénaux, pancréatiques, cardio-pulmonaires et hépatiques.

6. Prise en charge du secrétariat pour les dons croisés

7. Participation à la continuité des services de la DPGOT :

- Palier aux urgences en cas d'absence de la secrétaire du directeur de la DPGOT

Relations fonctionnelles

En relation avec :

- En interne : l'ensemble des services de l'Agence. Interface active entre les différents services et pôles de la DPGOT ;
- En externe : l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus.

Connaissances, compétences et aptitudes

- Diplôme souhaité : de préférence secrétariat médical, voire BTS de secrétariat.
- Expérience souhaitée si possible de 3 à 5 ans dans un emploi de secrétariat.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, intranet et internet).
- Connaissance des applications/logiciels Cristal, SESAME, Infoservice, AGAAR, SAP.
- Qualités relationnelles avérées : contact avec les interlocuteurs de statuts fonctions variés.
- Compétences rédactionnelles : lettres, notes, comptes rendus.
- Autonomie, initiative.
- Aptitude à rendre compte.
- Capacités d'adaptation.
- Disponibilité, polyvalence.
- Langues étrangères : anglais souhaité.