Assistant de Gestion Opérationnel H/F - SITES

Acteur indépendant de la durabilité des infrastructures et équipements essentiels, le Groupe Everenn mobilise plus de 650 docteurs, ingénieurs et techniciens répartis dans sept agences en France et quatre filiales à l'international. Il contribue chaque jour à la durabilité des infrastructures et équipements : garantir performance et sécurité, réduire les nuisances et prolonger leur durée de vie, tout en restant proche des réalités terrain.

Fondée en 1984, SITES, filiale du Groupe Everenn, est experte de la santé structurelle des ouvrages - routier, ferroviaire, hydraulique, nucléaire, patrimoine historique - et du diagnostic d'équipements industriels. Forte de plus de 40 ans d'expérience et du suivi de 10 000 ouvrages et équipements au sein du groupe, ses équipes assurent inspection, tests, monitoring et ingénierie de pérennité pour prévenir le vieillissement et maîtriser l'impact environnemental.

Indépendance, culture terrain et expertise technique guident chaque mission. En rejoignant SITES, vous bénéficierez d'un accompagnement personnalisé pour votre montée en compétences, travaillerez au coeur d'équipes passionnées et engagées, et serez acteur de solutions innovantes pour relever les défis majeurs de demain.Vos missions : un rôle polyvalent au coeur de l'activité

Rattaché(e) au Directeur de la Business Unit PBMP, vous serez le/la pilier administratif et logistique de l'équipe, en interface avec les services Comptabilité, RH, Qualité, Sécurité et Moyens Généraux. Vos missions, à la fois opérationnelles et stratégiques, contribueront directement à la performance de notre activité.

1. Appui à la gestion administrative et financière

- Suivi commercial et facturation :
- Gestion des devis, commandes et prévisionnels de facturation de nos prestations
- Contrôle des factures fournisseurs et sous-traitants
- Administration des dossiers projets :
- Classement et archivage numérique des documents techniques et contractuels (respect des procédures qualité et RGPD).
- Rédaction et mise à jour de documents qualité (fiches de non-conformité, etc.).
- Gestion des temps et des frais :
- Pointage horaire des agents (saisie, contrôle des anomalies, transmission à la paie).
- Vérification et validation des notes de frais (conformité, justificatifs, remboursements).
- Suivi des absences (congés, arrêts maladie, RTT) et reporting mensuel.

2. Gestion des ressources humaines et intégration

- Accueil et onboarding :
- Organisation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (remise des supports : livret d'accueil, règlement intérieur, chartes sécurité).
- Coordination avec les RH pour les formalités administratives (contrats, badges, accès informatiques).
- Suivi des compétences et conformité :
- Gestion des dossiers individuels (formations obligatoires, habilitations nucléaires, visites médicales).

3. Logistique et optimisation des moyens

- Gestion de la flotte automobile :
- Coordination avec les partenaires (loueurs, garages, assurances) pour les livraisons, maintenances et réparations des véhicules.
- Suivi des contrats de location/achat et optimisation des coûts.
- Approvisionnement et stocks :
- Commandes de fournitures et EPI (Équipements de Protection Individuelle) en lien avec les besoins terrain.
- Inventaire et rotation des stocks (réduction des gaspillages, négociation avec les fournisseurs).
- Planning des ressources :
- Élaboration des plannings hebdomadaires des équipes et des moyens techniques (matériels d'inspection, véhicules).
- Anticipation des besoins logistiques pour les chantiers (coordination avec les chefs de projet).

Compétences et expérience

- Formation : Diplôme de niveau Bac à Bac +3 en Assistanat, Gestion, Logistique, Secrétariat ou équivalent.
- Expérience :
- 1 à 3 ans dans un poste similaire (idéalement en PME, secteur industriel/technique ou BTP).
- Une première expérience dans un environnement réglementé (nucléaire, aéronautique, pharmaceutique) serait un atout majeur.
- Compétences techniques :
- Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : tableaux croisés dynamiques, formules basiques).
- Adaptabilité aux logiciels métiers (ERP interne, etc...).
- Connaissance des procédures qualité (ISO 9001) (un plus).
- Qualités personnelles :
- Organisation et priorisation : capacité à gérer des tâches multiples dans un environnement réactif et imprévisible.
- Rigueur et discrétion : manipulation de données sensibles (paie, contrats, informations RH).
- Esprit d'équipe et communication : interface entre la direction, les opérationnels et les services supports.
- Autonomie et proactivité : proposition d'améliorations pour optimiser les processus.