Assistant Administratif et Commercial H/F - EX'IM GROUPE

Filiale du GROUPE EX'IM, DEFIM accompagne ses franchisés dans le développement de leurs activités, en offrant des outils performants, un suivi personnalisé et un réseau structuré. Nous recherchons une personne motivée et polyvalente pour soutenir notre réseau et contribuer à la qualité de nos services.Votre rôle

En tant qu'Assistante Administrative et Commerciale, vous serez un soutien clé pour le développement et le suivi du réseau DEFIM.

Vos missions

1. Développement et ouverture des franchises

- Suivi administratif des dossiers de nouveaux franchisés : constitution, relances, gestion des pièces et mise à jour des tableaux de suivi.
- Collecte et enregistrement des documents dans le logiciel interne.
- Enregistrement des leads, premier contact téléphonique et planification des rendez-vous.
- Coordination des étapes d'ouverture : planification, relation avec les services internes, préparation des supports.
- Organisation des événements liés à l'ouverture : journées d'intégration, sessions d'accueil et logistique.
- Préparation et diffusion des packs print destinés aux nouveaux franchisés.

2. Gestion contractuelle

- Rédaction et mise à jour des contrats et documents juridiques existants.
- Vérification, envoi, diffusion et archivage des documents signés.

3. Relation avec les franchisés

- Point d'entrée quotidien pour les franchisés après ouverture.
- Gestion des demandes courantes et orientation vers les bons interlocuteurs.
- Suivi et fidélisation du réseau.

4. Communication (atout)

- Participation à la création de contenus internes et externes (newsletters, visuels, communications).
- Utilisation d'outils comme Canva ou Sarbacane pour assurer la cohérence de l'image du réseau.

5. Prospection et relation commerciale

- Gestion des appels entrants et sortants.
- Qualification des contacts, prise de rendez-vous, suivi des leads et participation à l'organisation d'événements commerciaux.

6. Suivi d'activité et reporting

- Suivi des indicateurs du réseau et production de reporting régulier.
- Mise à jour des tableaux de bord et suivi des facturations et paiements.

7. Gestion des goodies et supports réseau

- Gestion des commandes et expéditions des goodies.
- Mise à jour du catalogue des supports réseau.

Profil recherché

Formation & expérience

- Bac +2 minimum (BTS Assistant de Gestion, BTS NDRC, BTS Support à l'Action Managériale ou équivalent).
- Première expérience en administration commerciale, gestion de dossiers ou support réseau.
- Une expérience dans un réseau de franchise est un plus.

Compétences clés

- Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, CRM).
- Maîtrise de Sarbacane et Canva serait un plus.
- Aisance téléphonique et capacité à qualifier des besoins.
- Organisation, suivi administratif et reporting.
- Sens commercial et relationnel, capacité à entretenir et fidéliser le réseau.
- Rédaction claire et structurée.

Qualités personnelles

- Rigueur, fiabilité et sens du service.
- Proactivité, autonomie et réactivité.
- Polyvalence, adaptabilité et esprit d'équipe.