Agent Administratif H/F - Facilitess

Fondé en 2002, Facilitess est une filiale du groupe Armonia.

Prestataire de services dédié aux entreprises, TPE, PME, contrats multi sites.

Facilitess recrute toute l'année des agents en entreprise pour des missions en CDI, CDD, temps plein ou temps partiel, des collaborateurs à Paris et dans toute la France.

Les différents services proposés par la société sont :

Factotum

Maintenance second oeuvre

Courrier et gestion documentaire

Office management

Gestion de salles de réunion

PilotageNous recherchons un agent polyvalent administratif pour intervenir sur l'un de nos sites clients. Vous aurez pour mission :

Mission principale

Assurer l'accueil téléphonique et physique, coordonner les interventions techniques et garantir le bon déroulement des opérations d'exploitation (planification, suivi, commandes, contrats, gestion des moyens matériels).

Responsabilités et Missions

Accueil & Standard

- Assurer la gestion du standard téléphonique (principalement appels internes).

- Réceptionner et orienter les demandes des techniciens (dépannages, commandes comptoir, informations diverses).

- Garantir une communication fluide entre les équipes internes.

Dispatching & Coordination des Interventions

- Réceptionner les demandes d'interventions.

- Planifier et dispatcher les interventions en fonction :

- des plannings de présence des techniciens,

- de leur disponibilité en temps réel (intervention en cours, trajet, charge de travail).

- Mettre à jour les outils internes de suivi.

- Assurer le lien entre l'exploitation, les techniciens et, si nécessaire, les clients ou sous-traitants.

Gestion des Commandes & Fournitures

- Passer les commandes de matériel à l'aide de l'outil informatique dédié.

- Suivre les livraisons, relancer en cas de besoin et informer les techniciens de la disponibilité du matériel.

- Garantir la conformité des commandes avec les besoins exprimés.

Rédaction et Suivi des Contrats de Sous-Traitance

- Rédiger les contrats de sous-traitance via l'outil informatique interne.

- Mettre à jour les documents contractuels.

- Assurer le suivi administratif : archivage, renouvellements, relances éventuelles.

Gestion des Véhicules en Partage

- Gérer le planning d'utilisation des véhicules partagés.

- Veiller à la disponibilité, à l'entretien courant et à la conformité des véhicules.

- Suivre les éventuels incidents, réservations ou besoins d'intervention.

Compétences Requises

Compétences techniques

- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels internes (gestion planning, commandes, contrats).

- Bonne compréhension des opérations d'exploitation / interventions techniques.

- Aisance dans la gestion d'un standard téléphonique.

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation et réactivité.

- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées.

- Rigueur et fiabilité.

- Aisance relationnelle et communication claire.

- Esprit d'équipe et sens du service.

Nous recherchons une personne sérieuse, avenante et avant tout possédant un sens du service irréprochable.

Basé sur l'un de nos sites clients, vous êtes l'image de notre société et représentez les valeurs de l'entreprise.

Vous cherchez à compléter une activité ou travailler en parallèle de vos études ?

N'hésitez plus et postulez à cette offre !

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