Secrétaire Administratif Polyvalent H/F - Ad31 S.A.S.U

Réseau de 7 boutiques spécialisées dans la vente de produits ***** (Sweet *****), nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) chargé(e) de centraliser et structurer l'ensemble de l'administratif du groupe.Secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) - Réseau de 7 boutiques ***** - Temps partiel 20h (H/F)

MISSIONS

En lien direct avec le dirigeant, vous aurez pour missions :

1. Gestion administrative & organisation générale (multi-boutiques)
- Gestion des boîtes mails professionnelles (tri, réponses, suivi des demandes).
- Gestion des plannings du personnel via le logiciel de planning dédié :
- Prise en main complète du logiciel,
- Paramétrage initial (création des profils salariés, horaires, règles internes, congés, jours fériés, etc.),
- Mise en place d'un système structuré et fonctionnel,
- Mise à jour quotidienne et suivi des plannings des 7 boutiques.
- Suivi des demandes des salariés : congés, absences, documents administratifs, contrats, attestations.
- Classement, archivage et organisation des documents administratifs (papier et numérique).

2. Paie & pré-comptabilité
- Collecte des éléments variables de paie (heures, absences, primes, retards, congés).
- Transmission des éléments au cabinet comptable / gestionnaire de paie.
- Suivi administratif de la paie et vérification de cohérence.
- Préparation des documents nécessaires au suivi comptable mensuel.

3. Suivi financier et fiscal mensuel
- Élaboration de tableaux de suivi par boutique :
- Charges fixes et variables,
- Chiffres d'affaires mensuels,
- Analyse simple de la rentabilité par point de vente.
- Récupération de l'ensemble des documents de fin de mois (factures, relevés, justificatifs).
- Transmission mensuelle au comptable avec suivi régulier.

4. Gestion des abonnements et fournisseurs de charges
- Suivi des abonnements :
- Internet
- Téléphonie
- Électricité
- Eau
- Prise de contact avec les fournisseurs pour :
- Renégociation des contrats,
- Optimisation des coûts,
- Suivi des renouvellements et résiliations.

5. Suivi fournisseurs produits *****
- Suivi des commandes de fleurs et résines ***** auprès des fournisseurs.
- Contrôle des livraisons et bons de commande.
- Gestion du suivi des factures :
- Factures à payer,
- Factures réglées,
- Relances fournisseurs si nécessaire.
- Mise en place d'un tableau de suivi clair et précis.

PROFIL RECHERCHÉ
- Expérience impérative sur un poste de secrétaire / assistant(e) administratif(ve) ou gestion administrative en entreprise.
- Expérience souhaitée dans un environnement multisites ou commerce.
- À l'aise avec les logiciels de planning et de gestion RH (ou forte capacité d'adaptation).
- Très bonne maîtrise d'Excel / outils de suivi.
- Autonome, organisée, rigoureuse, méthodique.
- Sens aigu de la confidentialité.
- Capacité à structurer un système administratif inexistant ou peu organisé.

Experience: 2 An(s)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de détail de produits à base de tabac en magasin spécialisé

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.