Office Manager - Assistant·e de Direction H/F - Brand Equity European Strategies

Description

Vous êtes reconnu-e pour votre expertise en organisation et gestion administrative et RH, capable d'apporter structure, fiabilité et fluidité au quotidien. Votre sens du service et votre rigueur font de vous un véritable point d'appui opérationnel. Dans ce rôle clé, vous prenez en charge un périmètre complet permettant d'assurer le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Vos missions couvriront notamment :
La gestion des ressources humaines et l'administration du personnel :
- Gestion de la paie et des éléments variables : collecte et transmission des variables au cabinet social, suivi des absences et congés, notes de frais, tickets restaurant.
- Intégration des éléments de paie dans notre ERP
- Suivi des formations professionnelles : inscription, planification interne, gestion des dossiers OPCO, suivi budgétaire
- Gestion administrative du personnel :
* Rédaction des contrats de travail, avenants, attestations et documents divers
* Gestion des entrées et sorties : DPAE, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, suivi des périodes d'essai et renouvellements
* Gestion des dossiers de financement des recrutements et formations : AGEFIPH, POEI.
* Gestion des conventions de stage
- Suivi et mise à jour des dossiers sociaux des collaborateurs
La gestion des aspects administratifs de l'entreprise :
- Gestion des contrats d'assurance, des baux et traitement des éventuel sinistres
- Gestion des contrats de certains fournisseurs et suivi des interventions : vérifications annuelles des installations électriques, extincteurs, registres de sécurité.
- Gestion et suivi du parc automobile y compris les abonnements (carburants, péages.)
- Achats et services généraux : commandes de petits équipements et fournitures pour le siège et les boutiques, suivi logistique
- Support administratif quotidien :
* Gestion des informations internes : courriers et dossiers juridiques simples
* Relations avec les prestataires externes, banques, assurances, experts-comptables et administrations
* Gestion des agendas des dirigeants
- Montage de dossiers de financement
- Gestion du parc informatique et téléphonie
- Configurations de divers matériels

Profil

Expérience confirmée en Office Management, Administration ou RH
Excellentes compétences organisationnelles, autonomie et sens de la confidentialité
Aisance rédactionnelle et relationnelle
Maîtrise des outils bureautiques (pack Office) et en particulier Excel
Polyvalence, rigueur et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément

Avantages

Prime d'intéressement liée aux résultats
Tickets Restaurant
Prime Transport
Mutuelle d'entreprise
Remises sur nos produits
Un environnement créatif, premium et convivial

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Fabrication de peintures, vernis, encres et mastics

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.