Chargé - Chargée des Ressources Documentaires H/F - Emmaus International

Créé en 1971 par l'abbé Pierre, Emmaüs International compte 360 associations membres dans 37 pays d'Afrique, Amérique, Asie et Europe.
Ces organisations mettent en oeuvre localement des activités économiques avec les plus exclu.e.s pour l'accès aux droits fondamentaux de chacun, et démontrent par des actions collectives qu'il existe des alternatives crédibles aux situations d'injustice.FINALITÉ

Comment contribue-t-il aux missions du Mouvement ?
Faciliter le fonctionnement de l'association en contribuant :
- à la gestion RH au Secrétariat d'Emmaüs International sur la partie administrative (recrutement, contrats, paie, formation, relation avec les organismes et instances légales et sociales, etc.) et opérationnelle (intégration des nouveaux salariés et préparation du matériel pour l'accueil, conception et actualisation des supports de suivi et de gestion, etc.)
- à l'office management du Secrétariat d'Emmaus International.

POSITION DANS L'ORGANIGRAMME ET RELATIONS

Intitulé du poste : Chargé.e des Ressources Humaines
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Ressources
Relations fonctionnelles : Pôles SIAP, Vie du Mouvement, Mobilisation-Communication-Mémoire, Délégué Général
Travail avec : Tous les collègues du SIE
Relations externes au SIE : Organismes sociaux, prestataires, fournisseurs

ACTIVITÉS ET COMPÉTENCES

Activités principales
Administration du personnel
- Assurer la gestion administrative des temps de travail (modulation) du personnel, les congés et les absences (maladie, accidents du travail.), et assurer la mise à jour du logiciel de gestion de temps de travail.
- Assurer les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer (assurance maladie, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, Urssaf, caisses de retraite, Pôle emploi.), en collaboration avec le Prestataire de services.
- Effectuer un suivi administratif des obligations liées aux IRP, organiser les élections des délégués du personnel, s'assurer que les procédures sont respectées (élections, échéances, affichage, etc.)
- Accompagner les responsables dans la prise en main et utilisation des outils de gestion RH et les conseiller.
- Traiter le courrier administratif (démissions, attestations, traitement de mesures disciplinaires, procédures de licenciement.) et tenir à jour les dossiers du personnel.

Gestion de paie
- Saisir les éléments variables de la paie : titres de transport, frais de repas, acomptes, absences, etc.
- Gérer les commandes de tickets restaurant
- Suivre la gestion externalisée des bulletins de paie, jusqu'au contrôle des bulletins et à la mise à disposition de ces derniers.

Recrutement et formation des salariés
- En lien avec les responsables de pôles, suivre le recrutement des nouveaux salariés, de l'établissement de la fiche de poste, la diffusion, la sélection et l'entretien des candidats, jusqu'à la préparation et signature des contrats, l'embauche et l'intégration de la personne identifiée.
- Accueillir les nouveaux salarié-e-s : mise à disposition des outils de travail (informatique, téléphonie) et des différents documents d'accueil
- Dans le cadre du processus d'intégration des nouveaux salarié-e-s, organiser leurs parcours d'immersion et leur première formation.
- Recueillir et formaliser les besoins en formation du personnel, les accompagner dans le suivi administratif de celles-ci (contact, budget)
Gérer avec l'OPCO les demandes de remboursement des formations préalablement acceptées par l'organisme.

Office management
- Gestion du standard téléphonique du Secrétariat
- Relève du courrier et distribution vers les personnes concernées
- Gestion des stocks de fournitures et des commandes

Gestion administrative
- Rédiger des procédures-type : fiches renseignement, fonctionnement des outils RH, justificatifs RH
- S'assurer du classement et archivage des documents administratifs
- Participer à l'élaboration de supports de communication et autres documents inhérents à ses tâches
- Gérer les boites mails dédiées Contact et Recrutement

Activités secondaires ou ponctuelles
- Participer aux actions collectives ponctuelles (relances téléphoniques, actions de publipostage, etc.)
- Se rendre disponible ponctuellement les soirs et weekends

Experience: 2 An(s)

Compétences: Structurer, synthétiser des informations,Utiliser les outils numériques,La connaissance des outils Silae,Expérience dans le secteur associatif,Expérience de travail collectif et des outils ,Base droit du travail ,Maitrise avancée des outils bureatiques

Langues: Anglais souhaité,Espagnol souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).