Office Manager H/F - Facilities Management L.M

PME familiale recherche un Office Manager polyvalent(e) pour accompagner la direction et assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'entreprise.

Votre mission
Véritable bras droit de la direction, vous contribuez à la fluidité de l'organisation interne et à la diffusion des valeurs de l'entreprise auprès des équipes. Vous veillez à la rigueur et à la qualité dans l'exécution des tâches confiées.

Vos principales responsabilités
Gestion administrative et communication interne
- Tenue du standard et gestion de la boîte mail générique
- Dispatching des demandes internes et externes
- Contrôle du respect des process internes
Relation clients et exploitation
- Prise en charge des demandes clients liées aux abonnements
- Programmation et suivi des interventions ( en autonomie sur logiciel métier)
- Cloture et suivi des interventions ( sur logiciel métier)
- Création des dossiers pour les demandes nécessitant un devis et information Responsable activité
- Support à l'exploitation : validation des devis, commandes fournisseurs, etc.
- Support administratif pour dossiers appels d'offres
Ressources humaines
- Publication et diffusion des offres d'emploi
- Pré-sélection des candidatures et organisation des entretiens
- Divers courriers, visite médicale, titre de séjour, .
Comptabilité et suivi financier
- Relance des clients
Administration générale
- Suivi du parc véhicules, gestion des états des lieux
- Rédaction et édition de courriers administratifs divers
- Constitution des dossiers d'appels d'offres (AO) et dossiers d'ouvrages exécutés (DOE)
- Gestion des tenues professionnelles
Profil recherché
- Première expérience réussie sur un poste polyvalent
- Maîtrise des outils bureautiques indispensable
- Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et esprit d'équipe
Pourquoi nous rejoindre ?
- Une entreprise à taille humaine, familiale et bienveillante
- Un environnement où l'initiative et la polyvalence sont valorisées
- Une mission au coeur du développement et de la structuration de l'entreprise

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.