Agent Administratif H/F - Association Regionale pour l Integration

DITEP SandervalSous la responsabilité du directeur adjoint administratif, l'agent administratif assure la transition vers le numérique des dossiers des usagers des DITEP Sanderval (13008 / 13010) et du DITEP Nord Littoral (13016).

En lien étroit avec les secrétaires de services, et les cadres de l'établissement (direction adjointe et chef de service) elle concourre à l'archivage numérique des dossiers des enfants et adolescents accompagnés en :
1. Créant un dossier informatique par de l'enfant / adolescent,
2. scannant l'ensemble des pièces administratives contenues dans le dossier unique de l'usager (courrier, projets éducatifs, projets personnalisés d'accompagnement et documents à destination de la MDPH, des familles et des partenaires.)
3. Renommant chacune des pièces pour un archivage numérique
4. enregistrant sur un dossier informatique partagé les pièces numérisées

Sous le contrôle de la directrice adjointe administrative et de l'ensemble des cadres de l'établissement, elle assure la sauvegarde, du classement et de l'archivage des dossiers et de leur contenu

Le / la secrétaire assure
- Le respect des échéances
- Des dossiers complets et à jour
- Le suivi rigoureux avec le chef de service des dossiers,
- Le relai auprès des familles et / ou représentant légaux, des partenaires pour la transmission d'informations
- La formalisation et la traçabilité des actions menées

Connaissances associées :
- Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook)
- Très bonnes capacités rédactionnelles et orthographiques
- Connaissance de techniques d'archivage et de classement

L'agent administrative est soumise à la discrétion et au respect de la confidentialité des données traitées.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de numérisation,Techniques de secrétariat,Archiver des dossiers et documents de référence,Contrôler la conformité des données,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Réaliser des travaux de reprographie,Utiliser les outils numériques,organisation,rigueur,Discrétion et confidentialité

Qualification: Ouvrier qualifié (P1,P2)

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.