Assistant de Direction - Direction Vie Associative Sportive et Culturelle H/F - Communes

Apporter un réel appui en termes d'organisation, d'information, de suivi des dossiers administratifs.

1- Organisation des activités du service:
- Assister la directrice et la directrice adjointe dans l'organisation du travail
- Gérer les agendas et les prises de rendez-vous,
- Assurer la gestion, la relecture, la diffusion et le suivi des parapheurs,
- Être référent des procédures administratives internes,
- Assister la direction dans les démarches dédiées à la définition des projets de services et du projet de direction

2- Gestion administrative des dossiers:
- Assister l'encadrement de la direction dans la fonction Ressources Humaines : suivi des congés, des formations, des stagiaires, arrêts maladie, accidents du travail,
- Assurer le tri, le classement, et l'archivage des dossiers RH sous format papier et dématérialisé,
- Gérer et alimenter les tableaux de bord et bases de données RH,
- Assurer la gestion du temps de travail du personnel de la direction,
- Assurer la gestion des éventuels déplacements : ordre de mission, remboursements...

3- Organisation et coordination financière:
- Participation aux opérations financières et budgétaires,
- Production de statistiques budgétaires, comptables et analytiques,
- Réalisation des opérations comptables courantes dans le logiciel métier, en collaboration avec le service finances : contrôle et validation des bons de commande, assurer le suivi des factures, le contrôle des liquidations, respect des délais de paiement, relayer les informations auprès de la direction,
- Mise en place de tableaux de bord permettant d'optimiser le suivi financier de la direction.

Savoirs:
Maîtriser les règles budgétaires et comptables
Connaitre la comptabilité publique
Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.

Savoir-être:
Polyvalence,
Adaptabilité,
Sens du service public,
Autonomie
Sens de l'organisation

Savoir-faire:
Maîtrise des outils collaboratifs et des logiciels dédiés (ASTRE, CIRIL)
Capacités rédactionnelles
Prise de notes, rédaction, classement,