Assistant de Direction du Cabinet de la Présidence H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.La cabinet de la Présidence appui le Président sur le plan logistique, institutionnel et politique dans l'ensemble de ces missions et responsabilités. En interface direct avec les partenaires institutionnels, internationaux, et en charge de missions stratégiques pour l'établissement, le cabinet doit incarner l'exigence, la diversité et l'excellence de l'Université.

Description de l'équipe:
Dirigé par le Directeur de Cabinet, le cabinet est composé de 7 agents.
Vous travaillerez sous la supervision de l'assistante particulière du Président et en lien avec les deux assistantes du cabinet.

Sous la supervision de l'assistante particulière du Président vous contribuez à la gestion de l'agenda et à l'organisation de l'activité de la Présidence. Vous appuyez la gestion de la correspondance, des sollicitations externes et des parapheurs. Vous garantissez la qualité et l'hospitalité de l'accueil à la Présidence (prise en charge des visiteurs, disposition et hospitalité des lieux, café et collations, etc.).

Organiser et planifier des rendez-vous en interne
Être en appui à la gestion de l'agenda du Président et Directeur de Cabinet
Assurer l'appui logistique lors de rendez-vous/réunions (réservations de salles, commandes plateaux repas, etc.)
Assurer la gestion financière de premier niveau
Prendre en charge les missions en France (Réservations de transports, d'hôtels, etc.)
Répondre aux sollicitations de représentations du Président
Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes
Rédiger les courriers
Assurer les taches transversales du cabinet

Restriction ou contraintes liées au poste :
Contrainte de disponibilité lié aux activité stratégiques du cabinet et la nécessité de continuité d'activité.
Forte réactivité en lien avec les besoins de la Présidence.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion des agendas,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Gérer un planning,Assurer la gestion financière de premier niveau,Prendre en charge les missions en France,Appui à la gestion de l'agenda du Présiden,Accueillir et orienter les interlocuteurs internes,Rédiger les courriers,Organiser et planifier des rendez-vous en interne,Assurer les taches transversales du cabinet,Fonctionnement administratif et institutionnel

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.