Réferent d'Accueil et des Opérations d'Informations H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.En lien étroit avec la Vice-présidence Vie Etudiante et la Vice-présidence étudiante, la Direction Vie Étudiante (DVE) met en oeuvre et coordonne les actions vie étudiante de site dans les domaines de l'accueil, intégration et accompagnement des étudiants, l'accès aux droits et lutte contre la précarité, les discriminations et harcèlement, le soutien et accompagnement des initiatives étudiantes, la gestion et animation des lieux de vie étudiante et le développement de nouveaux services.

La Direction Vie Étudiante travaille en transversalité avec les directions/services de l'UGA et en appui des composantes d'enseignement. La Direction assure également la coordination de nombreux partenariats avec les acteurs de la vie étudiante, le CROUS Grenoble Alpes, collectivités territoriales, institutions publiques, partenaires et organismes socio-économiques, associations étudiantes.

Sous l'autorité du responsable « du pôle information et services » de la Direction de la vie étudiante, votre mission principale sera de soutenir la coordination de l'accueil mutualisé à la MUSE et participer à l'organisation d'actions et d'événements d'information et d'accompagnement, principalement pour les étudiants primo-arrivants, depuis leur arrivée jusqu'à la fin de leur cursus.

Accueillir, informer et orienter les usagers sur l'ensemble des services liés à la vie étudiante, en lien avec l'équipe d'emplois étudiants et vacataires.
Être référent des équipes d'accueil sur les procédures, outils et messages à transmettre.
Valoriser et diffuser l'offre de services du Welcome Center, auprès des étudiants et partenaires.
Coordonner les prestations d'accueil au sein du Welcome Center, notamment le suivi des demandes, l'accompagnement aux démarches d'installation et l'accueil des publics internationaux.
Suivre et accompagner les équipes d'emplois étudiants et vacataires (planning, information, organisation des activités).
Contribuer à la création et mise à jour des supports d'information et de communication (web, papier, affichage, présentations).
Participer à la veille et à la diffusion d'informations dans tous les domaines de la vie étudiante.
Organiser et coordonner la logistique des dispositifs et événements d'accueil et d'orientation (rentrée universitaire, forum des services, temps thématiques, opérations partenariales) et assurer la liaison avec les services et partenaires.

L'activité peut nécessiter une disponibilité en horaires décalés et certains week-ends dans l'année.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Logiciel de traitement de texte,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des informations,Assurer un accueil téléphonique,Suivre, accompagner les équipes emplois étudiants,Organiser et coordonner la logistique dispositifs,Contribuer à créée mettre à jour supports comm,Coordonner les prestations d'accueil ,Participer à la veille diffusion d'informations,Organiser et coordonner évenement d'accueil,Organiser et coordonner l'orientation,Être référent des équipes d'accueil ,Valoriser, diffuser l'offre de services du Welcome

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.