Assistant Coordination des Secrétariats Médicaux Direction des Ressources Humaines H/F - Hôpitaux civils de Colmar

Un poste à temps plein est à pourvoir prochainement.

MISSIONSPRINCIPALES

· Assister la coordination des secrétariats médicaux:
-Assurer l'accueil téléphonique et physique de la coordination des secrétariats médicaux;
-Améliorer le suivi et de l'archivage des dossiers administratifs;
-Contribuer à l'amélioration et au suivi de l'archivage central;
-Assistance de la coordination pour la rédaction de comptes rendus, gestion de sondages internes;
-Planifications de réunions, élaboration de documents divers;
-Réaliser les commandes de matériels (fournitures, casques etc....);
-Réaliser les demandes d'intervention pour les travaux et informatiques;
-Saisir les changements de plannings OCTIME et les cycles de travail après validation de la coordination des secrétariats médicaux;
-Gestion des agendas de la salle de formation et de la salle de réunion;
Dans le cadre du recrutement:
· Convocation des candidats aux tests,
· Réalisation et correction des tests,
· Réaliser les formalités administratives pour les publications des AVP et lors de recrutement (demandes au contrôle de gestion, SST, accès informatiques, ...).
Dans le cadre du suivi des évaluations:
·Assurer le suivi des évaluations de CDD à évaluer mensuellement en lien avec le bureau du recrutement,
·Adresser les évaluations aux référents,
·Planifier les RDV,
·Contribuer à planifier les entretiens professionnels annuels et leur suivi.

Collaborer à l'amélioration du suivi des formations des professionnels;

Participer à la recherche documentaire pour l'amélioration des pratiques de secrétariat.

COMPETENCES REQUISES

Compétences techniques

· Maitrise informatique

· Expérience de l'environnement hospitalier

· Sens de l'organisation, esprit de synthèse

· Aptitudes à la prise d'initiative, force de proposition

Savoir être

· Loyauté et respect

· Discrétion, sens de la confidentialité

· Réactivité et disponibilité

· Discernement