Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Ideum Groupe

Idéum Groupe est un bureau d'études d'ingénieurs spécialisé dans le bâtiment.
Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un-e Assistant-e Administratif-ve.
Ce poste occupe une place centrale : vous êtes le premier point de contact pour nos clients, partenaires et collaborateurs, et contribuez activement au bon fonctionnement de l'entreprise.

Missions
Relation et orientation clients
- Accueil physique et téléphonique, orientation des appels vers les interlocuteurs internes concernés.
- Gestion du courrier entrant et sortant.
- Réponse aux mails entrants et redirection vers les ingénieurs ou la direction lorsque nécessaire.
Support aux collaborateurs
- Interface pour les demandes internes : titres-restaurants, logiciels, fournitures, etc.
- Gestion des commandes auprès des fournisseurs (téléphonie, flotte de véhicules.).
- Suivi des contrats d'assurance et point d'entrée pour la gestion administrative associée.
- Suivi et mise à jour du tableau des formations, coordination avec les organismes de formation et l'OPCO.
- Transmission des contrats de travail et informations pratiques pour les nouveaux entrants (déplacements, frais, véhicules.).
- Gestion des justificatifs liés aux absences et arrêts maladie via notre SIRH.
Facturation et gestion commerciale
- Suivi et gestion administrative des contrats de services.
- Envoi, réception et relance des devis auprès des clients et prospects.
- Mise à jour régulière des contacts et informations dans notre ERP selon les process internes.

Compétences techniques
- Maîtrise d'un logiciel ERP.
- Connaissances de base en gestion/comptabilité.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques.

Votre profil
- Première expérience réussie sur un poste administratif.
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Sens du service, discrétion et professionnalisme.
- Très bon relationnel et capacité à prendre des initiatives.
- Adaptabilité et réactivité.

Experience: 2 An(s)

Compétences: DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière,Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Procédures administratives,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Améliorer des procédures administratives,Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les réservations et les itinéraires de voyage,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.