Secrétaire Administrative - Mairie de Escautpont H/F - Communes

Garantir le bon fonctionnement administratif, organisationnel et relationnel de la Direction Générale, en assurant un soutien efficace à la fois interne et externe.

1. Gestion administrative et secrétariat courant
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Réception, tri, traitement et diffusion du courrier et des courriels.
- Rédaction, mise en forme et relecture de notes, rapports, courriers et documents administratifs.
- Gestion, classement et archivage des dossiers de la Direction Générale.
- Suivi des parapheurs et gestion des signatures du DGS / DGA.

2. Organisation et coordination des activités de la Direction Générale
- Gestion des agendas, prise de rendez-vous, arbitrage des priorités.
- Organisation logistique des réunions, comités, rendez-vous institutionnels et événements (réservation de salles, convocations, supports).
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions, assemblées (conseil municipal, bureaux, commissions).
- Rédaction et diffusion des comptes rendus ou relevés de décisions.

3. Interface et communication
- Assurer la liaison entre la Direction Générale, les élus, les services municipaux/intercommunaux et les partenaires.
- Veiller à la transmission fluide et sécurisée de l'information.
- Accueil et orientation des usagers et partenaires sollicitant la Direction Générale.

4. Suivi administratif des dossiers stratégiques
- Appui au traitement et au suivi des dossiers transversaux, priorités politiques ou projets de mandat.
- Mise à jour des tableaux de bord, échéanciers, plannings de suivi.
- Participation ponctuelle à la préparation des assemblées délibératives (relecture, mise en forme de documents, diffusion).

Formation en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
Expérience significative en secrétariat de direction ou gestion administrative, idéalement en collectivité territoriale.
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie).
Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
Discrétion, sens de la confidentialité et aptitude au travail en équipe.
Excellentes compétences relationnelles et capacité à interfacer avec différents interlocuteurs.