Agent d'Accueil - Auxonne H/F - Communes

Accueillir, renseigner et orienter les usagers, les aider dans leurs démarches administratives
Gérer avec les collègues du service, l'ensemble des missions afférentes à un poste d'accueil (Etat civil, titres d'identité...)

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
- Accueillir le public
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Gérer les objets trouvés (réceptionner, restituer, mettre en dépôt à la police municipale les objets de valeur)

FORMALITÉS ADMINISTRATIVES
- Gérer les demandes d'attestation d'accueil et de légalisation de signature,
- Traiter les différentes demandes de documents administratifs
- Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers d'inscription des citoyens sur les listes électorales (y compris les modifications) pour transmission au service élections
- Effectuer les recensements militaires via le logiciel dédié
- Transmettre les listes trimestrielles envoyées au bureau du service national

GESTION ET AFFICHAGE D'INFORMATIONS
- Diffuser des informations et/ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
- Mettre à jour les panneaux d'affichage extérieurs : urbanisme, informations communales...

COURRIER
- Réceptionner, trier enregistrer et distribuer le courrier postal quotidien,
- Numériser et classer le courrier postal entrant et sortant,
- Gérer la boîte mail générique de la mairie : trier les mails, les enregistrer si nécessaire, et les transmettre aux services concernés.

Polyvalence sur les domaines suivants :

CARTE D'IDENTITE/PASSEPORT
- Accueillir et renseigner les usagers et gérer les prises de rendez-vous
- Monter et vérifier les dossiers,
- Utiliser et connaitre le dispositif de recueil biométrique (circulaires)

ETAT CIVIL
- Rédiger les différents actes (reconnaissances, mariages, décès...),
- Tenir les registres,
- Monter et vérifier les dossiers de mariage et de baptême civil,
- Monter et vérifier les dossiers PACS,
- Utiliser le dispositif COMEDEC et les différents dispositifs de télétransmission,
- Effectuer la gestion du cimetière et l'établissement des actes de concession.

Connaissances théoriques
o Niveau Bac ou Bac PRO secrétariat souhaitable
o Expérience sur un poste similaire
o Organisation et organigramme de la collectivité et du service
o Droits et obligations des usagers

Compétences techniques
o Sens du relationnel et de l'écoute
o Règles et techniques de communication physique et téléphonique

Aptitudes comportementales
o Polyvalence
o Organisation
o Discrétion
o Confidentialité
o Autonomie
o Esprit d'analyse
o Disponibilité
o Ponctualité
o Calme
o Patience
o Neutralité
o Devoir de réserve