Responsable Pôle Administratif - Commune de Gerzat H/F - Communes

La commune de GERZAT recrute un responsable pour le Pôle Administratif afin de coordonner et d'organiser le pôle accueil et administratif de la direction Éducation Jeunesse en lien avec les autres services de la direction (enfance, jeunesse, scolaire) et au regard des orientations stratégiques de la direction.

- Coordonne les agents et l'activité du pôle accueil-administratif en fonction des besoins du service (accueil usagers), des contraintes administratives (comptables, CAF...), des pics d'activité et du fonctionnement des services animation et scolaire
- Pilote, suit et contrôle la facturation des services péri et extra-scolaires proposés par la collectivité : inscriptions, prévisions, pointages, facturation, avoirs et régularisation, configuration et mise à jour du logiciel métier, statistiques.
- Coordonne les moyens techniques de fonctionnement du pôle et de la direction : logiciel métier BL ENFANCE, Site Internet, relation, Services de la Ville.
- Participe à la définition d'une politique de communication en direction des familles et à ce titre suit, coordonne et propose des évolutions sur les supports de communication en direction des familles (plaquettes, tracts, affiches...)
- Assurer le suivi administratif de la direction (courriers, dossiers, convocations).
- Tenir à jour les fichiers, bases de données et documents officiels.
- Préparer les réunions, comptes rendus et rapports demandés par la direction.
- Suivi Ressources Humaines, annualisation du temps de travail de l'équipe d'animation, formation.
- Assurer un lien fonctionnel entre les autres pôles et services de la Direction.

CONNAISSANCES / EXPERIENCES / APTITUDES REQUISES

Savoirs fondamentaux
- Connaissance de l'environnement professionnel et territorial
- Connaissance du fonctionnement et des procédures administratives de la collectivité
- Connaissance des règles de base de la comptabilité publique
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques : Pack Office
Internet, Intranet, Logiciel BL enfance
- Maîtrise des techniques de communication

Savoirs opérationnels (savoirs-Faire, expérience)
- Capacité d'encadrement, de coordination et d'animation d'équipe
- Qualités rédactionnelles
- Rigueur, organisation et autonomie
- Sens de l'anticipation et de l'initiative
- Planification d'activité et gestion des pics d'activité
- Polyvalence
- Réactivité et capacité à travailler dans l'urgence
- Savoir faire face aux situations conflictuelles
- Contrôler le respect des normes et des procédures

Savoirs comportementaux - Savoirs-Être
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens de la diplomatie
- Sens des responsabilités : discrétion, secret professionnel
- Disponibilité

ENVIRONNEMENT DU POSTE
Partenaires internes : l'ensemble des services, notamment les Administration Générale, Action Sociale, Comptabilité, Communication, Sports....

Partenaires externes (collectivités, institutions, associations...) :
Trésor Public, CAF, MSA, Société Logiciel Métier, Écoles Maternelles et Élémentaires, Inspection de l'Éducation Nationale,

CARACTERISTIQUES PARTICULIERES DU POSTE
(Horaires particuliers, lieux d'affectation, contraintes spécifiques...)
Ouverture au public de l'accueil de la Direction Enfance Jeunesse.
Horaires de bureau, sauf cas particuliers (Accueil unique, pics d'activité, permanence public...)

MISSIONS D'ENCADREMENT / MOYENS A DISPOSITION
Effectifs encadrés :
- en catégorie C : 2
Moyens à disposition :
- matériels, technologies, outils, services :
Bureau équipé : poste informatique, imprimante, photocopieur, téléphone, papeterie
Logiciels : Pack Office, Internet, Intranet, logiciel BL enfance
- équipements particuliers ou de protection : RAS