Assistante Administrative et Communication - Mairie d'Argeles sur Mer H/F - Communes

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
- Accueil
- Gestion administrative
- Gestion de la billetterie
- Pilotage d'évènements

Pour l'accueil
- Assurer l'accueil téléphonique de 1er niveau
- Assurer l'accueil physique de 1er niveau
- Lors des gros évènements, assurer l'accueil et répondre aux demandes des artistes, producteurs et régisseurs.

Pour la gestion administrative
- Saisir les horaires des agents techniques
- Rédiger les comptes-rendus de réunion
- Assurer le suivi administratif des évènements
- Élaborer les Gusos
- Alimenter et suivre le logiciel Tourinsoft (agenda des manifestations)
- Suivi et rédaction des contrats / devis
- Traitement des devis et factures en comptabilité
- Recherche de prestataires dans le cadre de la programmation événementielle
- Prospecter et négocier avec les prestataires
- Assurer le suivi des demandes auprès du SDIS, de la gendarmerie, de la préfecture et autres services de l'État
- Assurer des demandes auprès d'autres services (transport...)
- Rédiger des actes administratifs (arrêté, rapport...)

Pour la gestion de la billetterie
- Gérer We-Login
- Gérer la caisse/billetterie lors des évènements
- Contrôler les billets

Pour le pilotage d'évènements
- Appliquer la procédure de mise en place des évènements
- Être référents sur certains événements (suivi admin, logistique et participation à la bonne tenue de l'événement)
- Participer à la mise en oeuvre de l'événement
- En lien avec la régie technique, proposer un plan d'implantation et une organisation générale de l'événement.

Savoirs : (culture générale ; formation Initiale)

- Avoir un profil de secrétariat administratifs orienté communication
- Bonnes connaissances de l'orthographe et de la syntaxe française
- Maîtrise et pratique de la bureautique classique et du web

Savoir-faire : (métier)

- Facilité rédactionnelle, aisance orale
- Maîtrise de l'outil informatique
- Gérer un système de classement
- Hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques.
- Appliquer en toutes circonstances les règles de sécurité et utiliser les équipements de protection individuelle et collective adaptés aux risques

Savoir être : (relationnel)

- Aptitudes à travailler en équipe.
- Sens de l'initiative dans l'organisation des tâches à accomplir.
- Savoir rendre compte.
- Qualité et rapidité d'exécution.
- Facilité d'adaptation aux évolutions du métier et de l'organisation des services.
- Dynamisme, sens du service public.
- Sens de l'accueil, de l'écoute et de la communication.
- Bon contact avec le public.
- Réservé et respectueux de l'éthique du service public rendu aux administrés (Argelésiens, touristes et autres).
- Neutre, équitable et discret.