Coordinateur Administratif du Département Recherche et Enseignement H/F - Service Public

Au sein de la Direction scientifique et des collections du Mucem (DSC), le Département Recherche et Enseignement (DRE) est chargé de :
Mettre en place les partenariats avec les établissements de recherche et avec les écoles Professionnelles du supérieur, piloter les enquêtes-collectes, dispositif destiné à construire des collections sur des sujets de société contemporains à partir de terrains ethnographiques, piloter la programmation du MucemLab, centre de recherche et de formations basé au Mucem (Fort Saint Jean), où s'organisent une cinquantaine de manifestations annuelles ouvertes au public (Colloques, journées d'étude, workshops etc.)
Mettre en place des résidences et contrats de recherche permettant à des chercheuses et chercheurs extérieurs de mener au sein du musée des programmes de recherche appliqués

Liaisons hiérarchiques : Responsable du département de la recherche et de l'enseignement (DRE)

Liaisons fonctionnellesMissions et activités principales
Placé sous l'autorité du responsable du Département de la recherche et l'enseignement (DRE), il est participe aux missions suivantes :
Budget : Appui pour l'établissement des documents préparatoires (tableau Excel détaillé des dépenses prévisionnelles par activité, notes), aux Budget Initial et Budgets rectificatifs, suivi financier : mise à jour des outils internes de suivi des dépenses, appui à la gestion des commandes et des règlements.
Partenariats : participe à la rédaction des contrats types, interface avec les services internes et externes impliqués, suivi des signatures, suivi de la bonne exécution administrative et financière.
Résidences et contrats de recherche : participe à l'interface avec les partenaires pour le volet administratif et financier des partenariats mis en place, et à l'organisation logistique et au suivi administratif des appels à candidatures (classement et suivi des dossiers de candidatures), accueil administratif des chercheurs (formulaire d'installation, explicitation des procédures aux résidents, planification des formations ou réunions internes nécessaires à la prise en main du poste), suivi et archivage des contenus administratifs et scientifiques produits par les chercheurs.
Mise à jour des contenus du Département recherche et enseignement : participe à la rédaction des pages «recherche» du site Internet du Mucem, rassemblements des contenus nécessaires aux rapports d'activités, prépare les notes de synthèses et de bilans, Newsletter MucemLab, aide à la mise à jour des fichiers contacts, archivage des contenus administratifs.
Conseil d'orientation scientifique (2 réunions annuelles) : appui à la préparation du dossier (récupération des contenus selon OJ) et des supports de séance, aide à la coordination logistique de l'événement, à la préparation des contenus nécessaires au compte rendu.
Demandes de déplacement / Missions / Frais définitifs : participe à l'organisation et au suivi des missions liées à l'ensemble des activités du département (enquêtes-collectes, manifestations scientifiques et professionnelles du MucemLab), à la préparation et au suivi des déplacements des équipes du DRE, de la DSC et du SCO (Service de la conservation) et des invités extérieurs (ordres de mission, demandes de voyages auprès du service logistique, états de frais).
Gestion du courrier. Rédaction et proposition de réponse si nécessaire.

Maîtrise informatique et bureautique
Maîtrise rédactionnelle
Maîtrise en organisation administrative afin de répondre aux impératifs différents du service : gestion des priorités, respect des échéances, capacité à répondre aux situations d'urgence, polyvalence des tâches à effectuer)
Maîtrise de l'anglais écrit et oral
Connaissance de l'environnement professionnel (musées, recherche académique, création contemporaine) appréciée
Logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
Logiciels spécifiques : Sirepa, GFD, Passerelle

Compétences techniques
Maitrise des outils informatiques et bureautiques
Maitrise en organisation administrative
Qualités rédactionnelles
Esprit de synthèse
Notions comptables

Savoir-faire
Organisation
Autonomie
Réactivité

Savoir être
Travail en équipe
Rigueur
sens pratique et organisationnel
Disponibilité