Gestionnaire de Département H/F - Service Public

Comptant 22 permanents (18 enseignants-chercheurs et 4 personnels administratifs) au sein de la Direction des Formations, Le Département Systèmes d'Energie Electrique participe au cursus Ingénieur CentraleSupélec en assurant des enseignements (cours magistraux, travaux dirigés) pour les trois années de ce cursus, l'encadrement de projets et la mise en place et l'encadrement de travaux expérimentaux.

Le département est très impliqué dans la dominante « Energie » (ENE) avec la co-responsabilité de plusieurs séquences thématiques et de plusieurs cours électifs en 1ère et 2ème année. Il participe aux dominantes « Construction, Villes, Transports » (CVT) et « Vivant, Santé, Environnement » (VSE).

Il est également impliqué dans plusieurs masters, et sera impliqué dans des parcours de Bachelor of Sciences mis en place par CentraleSupélec en partenariat avec des universités étrangères.Rattaché(e) au Directeur de Département SEE, la/le gestionnaire l'assistera ainsi que les enseignants dans l'organisation et la gestion du département. Il/elle sera en charge de la gestion administrative (secrétariat, suivi des vacations), financière (commandes et missions) d'un ou plusieurs départements d'enseignement, et des missions liées à la scolarité (planification, organisation d'examens, ...). La/Le gestionnaire de département facilitera les échanges et le partage d'informations en assurant un rôle d'interface auprès des interlocuteurs internes notamment auprès des interlocuteurs de la scolarité et/ou externes.

A ce titre, vos activités seront les suivantes:

Gestion de la scolarité:

- Récupération des sujets d'examens 3A et des copies à l'issue de l'examen pour remise aux enseignants
- Aide ponctuelle pour l'organisation des soutenances (projets...)
- Organisation des visites de site chez les partenaires, de séminaires et de forums.
- Participation à la gestion des emplois du temps avec les responsables de dominantes et mentions et en lien avec la scolarité.
- Participation à la gestion du master MNE Nuclear Energy (parcours NPO et NDWM)
- Participation à la gestion du master M2 PIE.

Gestion des Vacations(pour les 3 années du cursus) :

- Saisie des services faits et suivis des dossiers de vacations dans Staffing
- Organisation du déplacement des vacataires :
- Définition des horaires, réservation des billets, réservation des places de parking pour les vacataires, préparation des notes de frais, lien avec les vacataires jusqu'à leur intervention, ...
- Transmissions des salles et des listes d'élèves aux vacataires.

Gestion Financière:

- Saisie et suivi des ordres de mission,
- Saisie et suivi des commandes (devis, bon de commande, relances fournisseurs, ...),
- Réception des commandes et attestation de service fait,
- Suivi des budgets (Département, CEI, ...).
- Suivi des CEI (création des fiches accords avec les conventions et transmission à la DR).

Secrétariat:

- Être l'interlocuteur privilégié des services supports de l'école,
- Traitement des demandes du Directeur de département et des enseignants permanents ou non-permanents:
- Contribution à l'organisation des sessions de travaux pratiques (gestion des groupes d'étudiants, disponibilités des enseignants, interface avec la scolarité 1A et 2A)
- Organisation des déplacements du Directeur de département, des enseignants et des élèves (hébergement, transport),
- Accueil des nouveaux enseignants (charte informatique, demande de badge, ...),
- Participation à des réunions / comités relatifs à la gestion du département.

Issu(e) d'une formation supérieure de type BTS ou BUT avec une spécialisation dans la gestion administrative / des ressources humaines, en gestion financière ou en gestion des entreprises, vous justifiez d'une expérience réussie dans un poste similaire et idéalement dans un environnement institutionnel d'une Grande Ecole.

Vous disposez d'une solide connaissance de la réglementation de la scolarité dans l'enseignement supérieur et de la réglementation en matière de déplacements professionnels (notamment les commandes et missions).

Vous maitrisez un outil de gestion des déplacements, les outils spécifiques dédiées à la gestion financière, de la scolarité et enfin, le pack Office.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l'ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous faites preuves de discrétion et avez le respect de la confidentialité.

La maitrise de l'anglais est appréciée.