Secrétaire d'Exploitation H/F - Eiffage Génie Civil

Poste de secrétaire d'exploitation à temps plein si débutant(e) formé(e)/diplômé(e) dans le domaine du secrétariat/assistanat ou 60 % (3 jours) si expérimenté(e).
La personne viendra seconder l'assistante de direction. La maîtrise de l'outil informatique bureautique est indispensable. Le volet connaissance métier des Travaux Publics est un plus.

Activités :
- Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter et prendre les messages.
- Assurer la distribution et l'enregistrement du courrier, gérer les messages électroniques et effectuer le classement des documents dans les SharePoint.
- Rédiger, mettre en forme, transmettre et classer les documents (courriers, rapports, notes), les transmettre et les classer
- Rédiger, mettre en forme, transmettre et classer les contrats de prestation et de sous-traitance, en interne comme en externe.
- Suivi de chantier : DICT (déclaration d'intention de commencement des travaux), dossier administratif pour sous-traitant et cotraitant, courriers divers, DC4 (Déclaration du candidat), OS (ordre de service), contrat, avenant, lettre de commande, PN (prix nouveaux), TS (travaux supplémentaires), attestation de travaux
- Situations de travaux : Relance avec les conducteurs de travaux, établissement situations mensuelles et dépôt sur les plateformes françaises (SY et CHORUS)
- Partie QSE : Gestion des EPI, mise à jour des documents dans les SharePoint (formation, visites médicales, formation.)

Profil recherché : Formation ou diplôme dans le domaine assistanat, secrétariat. Maitriser Word, Excel, Outlook. Connaitre les bases d'organisation d'un pôle administratif. Etre organisé(e), savoir gérer la pression et les urgences. Savoir travailler en binôme. Avoir envie d'apprendre et d'évoluer. Personne de confiance et ponctuelle.

Lieu de travail : Carros ZI avec parking gratuit à disposition, difficilement accessible en bus.
Salaire et avantages : SMIC 37H profil débutant avec 11 RTT/an,13ème mois, Caisse des congés du bâtiment (1 semaine de plus).
Horaires : 8H 17H ou 9H 18H (adaptable).
CE EIFFAGE (vacances, cinéma, concerts...), Mutuelle, Ticket Restaurant, accès à la salle de sport gratuitement au sein de la société, séance d'ostéopathie.

Experience: 2 An(s) - assistanat/secrétariat

Compétences: Utiliser les outils numériques,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Classer des documents,Relayer de l'information,Mettre à jour un dossier, une base de données,maîtrise de l'outil informatique bureautique,connaissance des Travaux Publics est un plus

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Construction et entretien de tunnels

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).