Assistant d'Institut H/F - Universite Catholique de Lyon

Dans le cadre d'un renfort pour porter des projets transversaux, le Secrétariat Général et les Vice-Rectorat Formation Vie Académique et Vie Etudiante et Transition Socio-Ecologique, Qualité et Relations avec l'Enseignement Catholique recrutent un(e) un(e) assistant(e) d'institut à mi-temps H/F en CDI.

La mission comportera les principales tâches suivantes :

Appui à la direction, secrétariat :
* Réaliser des tâches courantes de secrétariat,
* Constituer et organiser les dossiers nécessaires à la bonne conduite des réunions,
* Participer à la logistique des événements des services,
* Filtrer et rediriger les appels,
* Saisir et mettre en page de documents,
* Réaliser la comptabilité du service, assurer le suivi des factures, justifier les dépenses,
* Procéder aux commandes de fournitures administratives et auprès des services supports,
* Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers (papier & numérique),
* Affranchir et suivre le courrier,
* De manière générale, assister la chargée de mission Direction sur le plan administratif et logistique.

Organiser les déplacements et les réceptions :
* Établir les ordres de missions,
* Procéder aux réservations, en particulier via l'application Emouv en ce qui concerne les déplacements et via les tickets appropriés en ce qui concerne les réservations de services internes,
* Suivre les aspects logistiques des déplacements et des réservations réalisées,
* Gérer les frais professionnels.

Communication :
* Mettre à jour des contenus sur le site internet et l'intranet en lien avec la chargée de mission Direction et le service communication.

Profil :
* Relationnel et adaptabilité,
* Sens du service,
* Fiabilité et confidentialité,
* Persévérance et curiosité,
* Rigueur et organisation,
* Maîtrise des outils bureautiques,
* Bonne orthographe.

Prise de fonction : Dès que possible

Experience: 6 Mois

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.