Chargé·e d'Opérations Budgétaires et Contractuelles H/F - Institut Agro

Le poste est affecté à l'Institut Agro Montpellier. Il est rattaché au Service Patrimoine & Architecture, un service mutualisé entre l'Institut Agro Montpellier et le Centre INRAE Occitanie-Montpellier.

Mission du service : dans le cadre de la gestion du patrimoine bâti et non bâti et de la vigilance sécuritaire, de mettre à disposition les ressources et les moyens dédiés à l'activité des établissements en cohérence avec leurs stratégies et leurs soutenabilités financières tout en répondant aux meilleures conditions de qualité de vie au travail.

Le Service Patrimoine & Architecture représente 20% du budget de l'établissement et près de 80% des marchés avec 6 marchés de fourniture, 26 marchés de service et des marchés de travaux et d'opérations d'investissement.Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service Patrimoine et Architecture et sous la responsabilité fonctionnelle de l'adjointe au responsable du service finances, participer à :
- l'élaboration et au suivi du budget du service
- la coordination de la fonction « achat » (commandes et facturation) du service
- la fiabilisation des contrats et leur suivi administratifs
- la gestion et au suivi des recettes et subventions financements

Elaboration et suivi du budget :
- Participe au montage, du budget, à son élaboration et à ses modifications et ajustements
- Assure le suivi de l'exécution du budget
- Procède aux ajustements nécessaires de manière régulière
- Anticipe l'élaboration du budget par un suivi précis de l'activité du service
- Avec reporting régulier auprès de la responsable du SPA et de l'adjointe au responsable du service finances.

Coordination de la fonction achat :
- Met en oeuvre et contrôle les demandes d'achats, commandes et contrats, en lien avec les services achats et finances.
- Suit la consommation des crédits dédiés à chaque nature de dépenses.
- Vérifie la conformité des achats et les facturations correspondantes, contrôle les révisions de prix ainsi que la bonne exécution financière, le respect des délais...
- Assure le suivi financier, en lien avec le service marché et le service financier des opérations d'investissements.
- Veille juridique et règlementaire.

Fiabilise les contrats et assure le suivi administratif :
- Contrôle les clauses financières liées aux contrats et leur bonne application (avances, phasage financier, révision, reconductions...)
- S'assure du respect des règles de la commande publique et des règles internes
- Programme budgétairement l'ensemble des dépenses programmées dans le cadre de l'élaboration et du suivi du budget de fonctionnement.
- Harmonisation des pièces écrites du volet technique (CCTP, DPGF et rapport d'analyse des offres) et administratives des marchés dues par le service à transmettre aux services Achat.

Gestion et suivi des recettes et des subventions :
- Planifie les recettes correspondantes et s'assure de leur perception (réalisation de factures, suivi du phasage financier, vigilance renouvellement des conventions)

Champ relationnel du poste :
Relations internes et externes :
- Porteurs de projets du Service Patrimoine & Architecture
- Les entreprises, prestataires, fournisseurs et titulaires liées aux marches
- Les assistants à maitrise d'ouvrage et services juridiques
- Service Marché
- Service Finances notamment le Centre de Service Partagé et l'adjointe au responsable du service
- Agence comptable
- Service Mapi (Mission d'appui au pilotage)

Savoirs :
- Connaissances des règles de la commande publique.
- Connaissances des règles de la comptabilité publique.
- Connaissances en gestion des conventions et des contrats.
- Règlementation financière des EPSCP.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaissance du logiciel FIPEP

Savoir-faire :
- Savoir suivre l'évolution du budget
- Travail en équipe et en réseau.
- Elaboration et mise à jour de tableaux de suivi.
- Capacité d'initiative
- Capacité rédactionnelle, de synthèse et relationnelle indispensable.