Assistants ou des Assistantes Activité Administrative et Juridique - Mairie de Toulouse H/F - Communes

La direction des Sports, composée d'environ 300 agents, est l'autorité organisatrice des activités physiques et sportives de la mairie de Toulouse.
Elle permet :
- la pratique à tous les publics par la création ou la poursuite de partenariats avec les différents acteurs du sport,
- l'accueil des différents publics au sein de ses infrastructures et par la création de nouvelles installations.
- aux usagers de suivre/ regarder les grands évènements sportifs

Vous assistez la cheffe de service de l'activité administrative et juridique. Par conséquent, vous suivez à ce titre :
- Mise en place du projet de service
- Rédaction de procédures internes.

Vous participez à la coordination des activité suivantes :
1) Mise en oeuvre et suivi de la coordination de la correspondance :
- Faire respecter le circuit des correspondances (courriers, mails, notes...)
- Corriger et/ou rédiger les éléments de réponse attendus
- Assurer la coordination des réponses des pôles et des services de la direction
- Participer à la mise en place d'un système fiable de gestion de la boîte mail générique
- Contribuer à la saisie et à l'élaboration du suivi optimal dans SCOP (logiciel courrier de la collectivité)
- Produire des états d'avancements, de suivi, des statistiques afin d'améliorer la production de la direction
- Participer à la communication fiable avec les secrétariats d'élus, de la direction générale et le service de la correspondance du cabinet.
2) Coordination des activités juridiques :
- Echanger et suivre des dossiers avec la DAJA (Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées), notamment dans le cadre des rapports d'incident/accident survenus au sein de nos équipements sportifs.
- Elaborer les outils nécessaires à la sécurisation juridique des actions de la direction (contentieux assurances, responsabilités des parties).
3) Gestion des Assemblées :
- Gérer et suivre le calendrier dédié
- Préparer et centraliser les délibérations
- Assurer la suppléance dans la saisie et le suivi des éléments dans Oxyad
- Organiser la commission thématique "Sports et Bases de Loisirs".

Disposant d'une expérience sur des fonctions similaires, vous avez une appétence pour le domaine administratif et juridique.
Vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les outils de bureautiques liés à l'activité générale ainsi que les logiciels spécifiques types Oxyad,SCOP...
Discret, vous vous assurez du respect et de la confidentialité des données.
Vous savez faire preuve d'organisation, de polyvalence et de rigueur dans votre travail.
Vous avez de bonnes capacités d'adaptation et savez être proactif.
Enfin, vos qualités relationnelles et d'écoute, ainsi que votre aptitude à travailler en équipe vous permettront de mener à bien ces
missions.
Une aisance rédactionnelle est nécessaire à la tenue de ce poste.