Assistant Administratif - Villefranche-Sur-Saône H/F - Communes

Au sein du Pôle Cadre de Vie, vous êtes en charge de l'accueil et de diverses tâches administratives.

Téléphonie et accueil
- Réception et filtrage des appels téléphoniques du Pôle Cadre de Vie et de la Direction de l'Aménagement du Territoire et du Développement Durable (DATDD)
- Apport de réponses de premier niveau ou redirection vers les interlocuteurs compétents
- Appels sortants à la demande des gestionnaires ou des élus
- Accueil physique du public pour l'ensemble du Pôle Cadre de Vie : gestion de l'interphone, réception et orientation du public
Gestion des boîtes mail génériques du service urbanisme et foncier-domaine
- Lecture et dispatching des courriels aux gestionnaires ou élus concernés
- Apport de réponses simples de premier niveau
Gestion du courrier
- Tri, visa et distribution du courrier papier entrant du Pôle Cadre de Vie et de DATDD
- Tenue du registre chrono des courriers entrants et sortants
- Mise sous pli du courrier sortant du Pôle Cadre de Vie et de DATDD
- Acheminement du courrier sortant du Pôle Cadre de Vie vers la mairie centrale ou l'Agglomération en l'absence de navette interne
Suivi et recouvrement de la Taxe Locale sur la Publicité Extérieure (TLPE)
- Pilotage du prestataire chargé de l'état des lieux annuel
- Participation à l'envoi des courriers de recouvrement
- Gestion des contestations
- Suivi du recouvrement de cette recette en lien avec la Direction des Finances
Tâches administratives courantes
- Rédaction de documents et courriers simples
- Gestion administrative et envoi des arrêtés d'autorisation d'urbanisme
- Soutien aux gestionnaires et élus : scans, impressions, recherches documentaires...
- Suivi des installations classées en lien avec la Direction de l'Accueil et de la Relation au Public
- Affichage de documents, y compris les affichages réglementaires
Coordination du processus de signature des actes avec la Communauté d'Agglomération Villefranche Beaujolais Saône
- Suivi et transmission des actes dans le cadre du circuit de signature partagé avec la Communauté d'Agglomération
Gestion documentaire
- Classement quotidien des documents selon les règles internes
- Archivage des dossiers du Pôle Cadre de Vie et de DATDD conformément aux règles légales et internes

Règles orthographiques et grammaticales
Cadre réglementaire et fiscal de la TLPE
Gestion d'un standard téléphonique : réception, filtrage, qualification et orientation des appels
Gestion d'une boîte mail de service : lecture, tri, transmission, réponses de premier niveau
Gestion du courrier physique : réception, tri, visa, distribution et classement
Suivi et recouvrement de la TLPE
Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, numérisation, impression
Capacités rédactionnelles (mise en forme, ton, vocabulaire adapté)
Gestion et organisation d'un stock de fournitures administratives
Coordination du processus de signature des actes av
Respect des règles de confidentialité et de conservations des documents
Respect des règles de classement et d'archivage
Respect des procédures et circuits de commande internes