Secrétaire de Direction - Commune d'Aix-En-Provence H/F - Communes

Rattaché(e) au (à la) Directeur (trice) de l'Urbanisme, l'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil des publics et les renseigne. Il (elle) apporte une aide administrative et logistique à la Direction. Il (elle) effectue des tâches de secrétariat et tient l'agenda des responsables.
Missions ou activités Accueil du public : - Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
Gestion administrative : - Alimenter et suivre des tableaux de bord - Instruire des dossiers administratifs - Organiser et gérer la
commission de l'urbanisme - Diffuser les actes administratifs Gestion du courrier : - Rédiger des courriers - Gérer le circuit des
parapheurs - Organiser et gérer un classement - Enregistrer et trier le courrier Gestion et suivi de plannings : - Assurer le suivi des
plannings - Assurer la prise de rendez-vous Gérer l'agenda de l'architecte des bâtiments de France

Accueil du public : - Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
Gestion administrative : - Alimenter et suivre des tableaux de bord
- Instruire des dossiers administratifs
- Organiser et gérer la commission de l'urbanisme
- Diffuser les actes administratifs Gestion du courrier : - Rédiger des courriers
- Gérer le circuit des parapheurs
- Organiser et gérer un classement
- Enregistrer et trier le courrier Gestion et suivi de plannings : - Assurer le suivi des plannings
- Assurer la prise de rendez-vous Gérer l'agenda de l'architecte des bâtiments de France

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les logiciels bureautiques. Vous savez appliquer les procédures administratives et prioriser les urgences. Autonome et réactif(ve), vous faites preuve d'organisation, de méthode et de rigueur. Vous avez des qualités relationnelles et rédactionnelles, ainsi que le sens du service public.