Agent d'Accueil Polyvalent - Commune de Cannes H/F - Communes

Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable inscriptions et régies à la Direction de l'Education.

Missions :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail du public et des visiteurs de la Direction de l'Education ;
- Accompagner les familles dans leurs démarches d'inscription ou de réinscription et notamment sur le portail famille.

- Gestion de l'accueil :
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers d'inscriptions et de réinscriptions scolaires périscolaires et restauration ;
- Accompagner les familles dans la découverte et l'utilisation du portail famille ;
- Orienter le public vers les différents guichets ou cellules en fonction de la demande.

- Inscriptions :
- Saisir et enregistrer les inscriptions aux activités périscolaires et extrascolaires et transmettre les informations à la cellule animation
- Encaisser les factures des différentes activités
- Gérer la correspondance avec les usagers ou partenaires via la boite mail ou Poséidon (BP restauration et BP inscriptions)
- Assurer le suivi des dossiers de TPS
- Enregistrer les radiations
- Saisir les demandes de dérogation hors secteur, préparer la commission, et finaliser l'inscription

- Gestion administrative :
- Participer à la gestion administrative des dossiers ;
- Classement des dossiers familles ;
- Effectuer les relances aux familles (dossier incomplet, facturation...) ;
- Rédiger les courriers de la cellule et effectuer l'enregistrement de ces derniers sur le logiciel courrier.

- Transversalité :
- Soutien administratif en période d'activité soutenue (saisie des dossiers, mise à jour des données dans le logiciel métier, rédaction de courrier par publipostage, mailing, mise sous pli ...).

Savoirs :
o Techniques d'accueil ;
o Technique de gestion de conflit ;
o Techniques de communication téléphonique ;
o Procédures d'instruction des dossiers ;
o Procédures de transmission des demandes ;
o Droits et obligations des usagers.

Savoir-faire :
o Utiliser avec maitrise les outils informatiques et bureautiques ;
o Adapter son intervention aux différents publics ;
o S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.

Savoir-être :
o Bonnes qualités relationnelles et sens du service public ;
o Diplomatie, discrétion ;
o Calme et pondération ;
o Disponibilité et adaptabilité ;
o Réactivité et polyvalence (notamment au sein de la cellule restauration) ;
o Organisation / méthodologie ;
o Rigueur, initiative et autonomie ;
o Travailler en équipe.