Chargé d'Accueil H/F - Service Public

La Maison des Services à l'Étudiant (MSE) de l'UPHF, située à l'entrée A du campus Mont-Houy à Valenciennes, est un guichet centralisé d'accueil et d'accompagnement pour les étudiants.

Elle regroupe plusieurs services essentiels : la scolarité, le Bureau d'Aide à l'Insertion Professionnelle (BAIP), le service d'orientation, un centre de santé, un relais handicap et le bureau de vie étudiante.

La MSE joue un rôle stratégique dans l'accueil, notamment des étudiants internationaux, en les accompagnant pour les démarches administratives (inscription, logement, titre de séjour...).

Elle offre également un soutien social : des assistantes sociales y tiennent des permanences pour aider les étudiants en difficulté matérielle, administrative ou personnelle.

En résumé, la MSE est un point névralgique de la vie universitaire à l'UPHF, favorisant l'accompagnement, l'orientation et le bien-être des étudiants tout au long de leur parcours.Mission principale:

Au sein du Pole Formation Vie Etudiante, le/la Chargé/e d'accueil doit accueillir tous les publics en présentiel et via le standard téléphonique, donner une information de qualité, orienter les usagers (principalement des jeunes adultes) après analyse de leur besoin. Le chargé d'accueil est souvent le premier contact de l'étudiant avec l'université, il représente l'image de l'établissement auprès des usagers.

En complément, la gestion de plusieurs dossiers administratifs relatifs à divers services de la MSE est à assurer.

Missions ou activités spécifiques liées au poste:

- Accueil physique et téléphonique des usagers:

- Être le garant d'un accueil de qualité dans le cadre de Service Public+: accueillir avec sourire et amabilité

- Filtrer l'entrée des visiteurs et les appels téléphoniques

- S'adapter aux publics de différentes nationalités et de cultures différentes, avoir des bases en anglais

- Information, renseignement du public:

- Renseigner et orienter l'usager, donner au moins une réponse de 1er niveau sur des problématiques (logement universitaire, restauration...) voire pointue sur la scolarité

- Présenter des documents d'information et de communication

- Gérer le planning de réservation des salles

- Animer le réseau des agents d'accueil

- Orientation du public:

- Orienter vers le bon interlocuteur, le bon service/ composante/ bâtiment

- Gestion de l'information et de la documentation:

- Vérifier la mise à jour des outils d'information (plaquettes, livrets, affichage MSE...)

- Mettre en place un partage d'informations avec les autres sites

- Gestion administrative:

- Participer activement à la chaîne d'inscription (juin à octobre), utilisation de l'outil Pégase

- Gérer les demandes d'intervention relatives à l'aménagement de la Maison des Services à l'Etudiant et les livraisons

- Gérer les remises de tickets de la billetterie étudiante

- Traiter les demandes simples des étudiants (réédition de carte d'étudiant, édition de certificat de scolarité...)

- Tenir le registre hygiène et Sécurité

- Suivre les contrats des étudiants vacataires

- Suivre le prêt de PC

- Prise en charge de dossiers administratifs

Poste ouvert aux personnels titulaires et contractuels:

Titulaires: IFSE Catégorie C, Groupe 1 d'un montant de 350 €

Contractuels: CDD d'1 an renouvelable; salaire mensuel brut entre 1825 € et 2034 € selon l'expérience professionnelle en lien avec le poste

Compétences et connaissances souhaitées :

- Connaître l''organisation du système universitaire
- Connaître l'organisation et l'activité des services, des composantes de formation et de recherches
- Anglais B1
- Maîtriser des outils bureautiques
- Avoir des qualités d'expressions orale et écrite
- Savoir Adapter son comportement
- Connaître les techniques d''accueil et les règles de communication orale, écrite et téléphonique

Compétences comportementales :
- Qualités relationnelles
- Être curieux
- Disponible, rigoureux
- Sens du service au public
- Sens de l'écoute
- Capacité à travailler en équipe et en réseau

Diplôme, formation ou expérience requise:

Niveau BEP ou expérience professionnelle dans le domaine

Maîtrise de l'anglais indispensable