Gestionnaire Administratif·ve des Inscriptions H/F - Institut Lyfe

L'Institut Lyfe (ex-Institut Paul Bocuse) forme les décideurs responsables des métiers de l'Hôtellerie, de la Restauration, des Arts Culinaires et de la Pâtisserie.

En 30 ans, il a constitué un écosystème unique de formation initiale, de recherche et de formation professionnelle. Il accueille aujourd'hui 1200 étudiants d'environ 75 nationalités.

Du Bachelor au Doctorat, son enseignement est basé sur une pédagogie expérientielle centrée sur le management de projets, la révélation des talents, l'esprit entrepreneurial et la créativité. Il est la seule école en France, à avoir un restaurant d'application étoilé, un hôtel-école 5*, un Centre de Formation certifié Qualiopi et un Centre de Recherche qui, par ses travaux scientifiques, contribue à la qualité des enseignements dans une vision prospective des métiers de l'Hospitality et des Arts Culinaires.Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un·e Gerstionnaire Administratif·ve des Inscriptions F/H en CDI dès que possible pour venir compléter les équipes de la Direction de l'Expérience Etudiante (DEE) de l'Institut Lyfe.

Les principales missions sont les suivantes :

1/ Gestion des dossiers administratifs et accompagnement des nouveaux inscrits :

- Assurer la collecte et la vérification des pièces du dossier administratif de chaque étudiant·e sur Aimaira dès l'inscription (pièce d'identité, diplôme précédent, attestation responsabilité civile...) ;
- Garantir la complétude, la fiabilité et la mise à jour des données administratives des étudiant·e·s (vérification de l'exactitude des noms, prénoms, nationalités, dates de naissance, numéro de sécurité sociale...) en apportant un suivi particulier aux étudiant·e·s mineurs (pièces supplémentaires nécessaires) ;
- Assurer le suivi spécifique de l'inscription des étudiant·e·s en parcours Doubles Diplômes ;
- Centraliser et traiter les notifications prévisionnelles des demandes de bourse CROUS ;
- Suivre le paiement de la CVEC et être garant de l'atteinte d'un fort pourcentage de paiement de la CVEC dès le mois de septembre ;
- Identifier les étudiant·e·s nécessitant un suivi renforcé et les « no show » ;
- Participer à la production des données nécessaires aux besoins institutionnels (Jury d'admission, SISE inscrits, etc.).

2/ Gestion des dossiers administratifs des étudiant·e·s en cours de scolarité :

- Collecter, stocker et actualiser les données administratives des étudiant·e·s tout au long de leur scolarité (adresse, téléphone, numéro de sécurité sociale, dernier diplôme obtenu, expériences professionnelles pré-inscription éventuelles) ;
- Mettre à jour les dossiers administratifs des étudiant·e·s tout au long de leur scolarité jusqu'à leur diplomation (enregistrement des césures, des départs en Double Diplôme, des suspensions, des fins de scolarité) ;
- Participer à la production de documents administratifs pour les étudiant·e·s et à la gestion de la boite mail dédiée ;
- Suivre et mettre à jour les demandes de tiers temps et aménagements des étudiant·e·s, en accord avec les Directeurs·trices des études ;
- Produire des tableaux de suivi des tiers temps et aménagements pour le service examens et les filières ;
- Contrôler sur Aimaira le renseignement des numéros CVEC, INE et le téléchargement de l'attestation de contribution ;
- S'assurer de la bonne réception des notification CROUS, réaliser les reportings d'assiduité des boursiers du CROUS et répondre aux sollicitations du CROUS les concernant.

3/ Communication et coordination auprès des étudiant·e·s :

- Informer et accompagner les nouveaux étudiant·e·s et leurs familles dans leurs démarches administratives d'inscription ;
- Collaborer avec le reste de l'équipe du pôle Etudiants et les partenaires le cas échéant (EmLyon, doubles diplômes...), pour assurer d'une part une communication fluide aux étudiant·e·s et d'autre part une efficacité optimale de la collecte de leurs données administratives ;
- Produire des tableaux de reportings (listing des mineurs, listing des boursiers Crous, listing des étudiant·e·s autorisant la communication de leur dossier à leurs parents...) en réponse aux besoins des services internes ;
- Participer aux retours sur expérience et engager une démarche d'amélioration continue. Participer à des formations, webinaires et autres actions de professionnalisation ;

Cette liste n'est pas exhaustive et vous pouvez être amené·e à réaliser des missions transverses permettant de contribuer à la performance du service.

Et si vous étiez LA personne qu'il nous faut ?

Vous justifiez d'une expérience réussie de minimum 2 à 3 ans sur un poste similaire dans l'enseignement supérieur.

Vous justifiez de connaissances solides en Excel et êtes reconnu·e pour votre capacité d'organisation.

Autonome, dynamique, vous savez communiquer de manière claire et concise. Vous êtes reconnu·e pour votre aisance relationnelle, votre réactivité et votre polyvalence.

Doté·e d'une capacité d'analyse, la proactivité et la rigueur sont des atouts incontestables pour réussir dans ce poste.

- Contrat : CDI
- Temps de travail : temps plein, 37h/semaine + 1 RTT/mois
- Statut : Technicien
- Rémunération : 25K€ - 28K€ brut annuel
- Lieu de travail : Campus d'Ecully, 69130