Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Avignon Universite

Le service en quelques mots :

L'institut Agrosciences, Environnement et Santé (AgES) d'Avignon Université propose des formations en licence générale et professionnelle, master et doctorat et développe des recherches à travers 7 laboratoires de recherche. L'Institut est composé de 6 Centres d'enseignement et de recherche (CER), une EUR « Implantéus » et dispose d'une plateforme métabolomique favorisant la collaboration et la transversalité entre les domaines de la formation et les activités de recherche. L'Institut AgES se répartit sur 2 sites : Campus Jean-Henri Fabre (3 bâtiments) et le Campus Hannah Arendt (pôle sportif). L'administration se décline en 3 pôles identifiés : Affaires générales, Gestion et CER, Etudes et scolarité. Chiffres clés : 1620 étudiant.e.s, 46 personnels BIATSS, 124 Enseignant.e.s/Enseignant.e.s-chercheur.euse.s.

Le Pôle Gestion et CER de l'institut Agrosciences, Environnement et Santé (AgES) comprend 8 agents directement placés sous l'autorité de la Responsable du Pôle : il est composé de 5 gestionnaires financiers et 3 gestionnaires CER.

Missions du service :

Le Pôle Gestion et CER a pour mission de soutenir les activités de recherche et de formation des Centres d'enseignement et de recherche dans le domaine administratif et financier. Il a pour mission d'assurer la gestion financière, budgétaire et administrative des 7 laboratoires de recherche, des 6 CER ainsi que de la plateforme métabolomique et de l'EUR Implanteus dans le respect des règles.

Vos missions :

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la responsable du Pôle Gestion et CER, vous aurez en charge l'exécution financière en dépenses et en recettes.

Activités principales :

=> Gestion Financière des dépenses :

-Préparation des achats et des missions suite aux demandes effectuées via les tickets Aladin (application interne)

-Suivi administratif des documents relatifs aux engagements (mise en signature et transmission aux services concernés)

-Vérification des clauses contractuelles financières et administratives

-Vérification et validation du service fait

-Alertes si détection d'anomalies comptables ou contractuelles

-Contrôle et qualité des données budgétaires en dépenses

-Relance des fournisseurs pour paiement

-Gestion des opérations comptables de fin d'exercice

-Gestion des gratifications de stage

-Classement et archivage des pièces et justificatifs des opérations financières et comptables.

=> Colloques :

-Préparation des achats, engagement des commandes

-Gestion des missions des invités

-Suivi administratif des documents relatifs aux engagements (mise en signature et transmission aux services concernés)

-Suivi des paiements

-Classement et archivage des documents liés au colloque

=> Accueil, information et soutien aux équipes de recherche et enseignante :

-Coordination étroite avec le service facturier et l'Agence comptable

-Relation quotidienne avec les chercheurs, les personnels techniques de laboratoire et enseignants : conseils et informations sur les procédures d'achats et des déplacements temporaires

-Relation quotidienne avec le/les gestionnaires de Centres d'Enseignement et de Recherche

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Contrôler la conformité des données,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.