Agent d'Accueil et de Secrétariat H/F - Pôle Emploi

Poste à pourvoir de suite en CDD à temps plein

Du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h30 à 17h, une pause déjeuner de 45 mins minimum

VOTRE EMPLOYEUR
Un lieu d'apprentissage et de formation pour des jeunes

MES MISSIONS
Dans l'accueil et la gestion de la relation client
- J'assure l'accueil physique et téléphonique des apprenants, de leur famille, des visiteurs.
- Je les renseigne, réponds à leurs questions de 1er niveau.
- Je les réoriente le cas échéant.
- J'ai la charge de la signalétique pour les locations de salles et les évènements organisés par la structure.

Dans la gestion administrative de l'association
- J'assure la gestion des mails, des questions des élèves et des familles, des questions liées au fonctionnement de la structure
- Je traite et transfère le courrier.
- Je saisis les dossiers d'inscriptions, renseigne les informations reçues sur les plateformes informatiques dédiées, vérifie la complétude des dossiers.
- J'assure le suivi des apprenants lors de leur absence, de leur retard en lien avec l'équipe pédagogique.
- Je gère l'édition et l'envoi de documents, de courriers relatifs aux différentes formations conduites au sein de la structure (convocations aux épreuves de sélection, aux épreuves d'examens, attestations de présence, conventions de stages, courriers accompagnant les bulletins.).
- Je suis en charge des enquêtes et remontées d'effectifs aux instances de tutelle
- Je veille à la mise à jour des supports de communication (plaquettes d'information, site internet.) en collaboration des responsables de filières.
- J'accompagne les apprenants dans leur dossier de demande d'aides (Aide au permis - Premiers Equipement - Bourse de transport)

Dans la gestion administrative
- J'ai la charge du suivi des contrats d'apprentissage, en support de l'assistante de direction, et de leur enregistrement sur les plateformes OPCO.
- Je prépare les dossiers des différentes instances en lien avec les directrices et l'équipe pédagogique.
- Je prends des notes lors des réunions du Pôle et rédige les comptes-rendus.
- J'assure la numérisation et l'archivage des dossiers élèves.

Dans mes activités de comptabilité et de facturation, j'assure ces activités en renfort de la comptable de la structure :
- Envoi des contrats financiers en début d'année, des états de situation en fin d'année et saisie des RIB.
- Suivi des paiements et relance Parent Élèves : suivi des impayés et envoi des courriers de relance.

MES QUALITÉS ET COMPETENCES :
Peu importe mon parcours professionnel, je souhaite m'investir dans une fonction exigeant réactivité, rigueur, curiosité notamment dans l'utilisation de logiciels informatiques professionnels et sens du service « client »
Ma disponibilité, mon adaptabilité et mon sens de l'écoute sont des atouts.
Je suis un(e) excellent(e) communicant(e) et suis à l'aise dans les échanges téléphoniques et physiques.
Mes aptitudes rédactionnelles ne peuvent pas être remises en question et je maîtrise la langue de Molière.
J'ai démontré savoir travailler en équipe. Mon ouverture d'esprit, ma force de proposition et mon engagement associatif ont été reconnues.
Rigoureux(se), méthodique, je sais organiser mon travail.

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.