Assistant Admi- Dispositif Ofii Formation Linguistique H/F - A.F.C.I

Dans le cadre de la mise en oeuvre du marché OFII - Formation linguistique du Contrat d'Intégration Républicaine (CIR), notre organisme de formation recherche un-e assistant-e administratif(ve) rigoureux(se)se et organisé(e), afin d'assurer le suivi administratif, logistique et documentaire des stagiaires et des formateurs.
Missions principales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des apprenants et intervenants.
- Gérer les inscriptions et dossiers des stagiaires (numérisation, classement, conformité des pièces).
- Procéder à la création et à la mise à jour des dossiers dans les outils OFII (CIR NG, tableaux de suivi internes, registres).
- Collecter et contrôler les feuilles d'émargement, attestations et documents pédagogiques exigés par le CCP.
- Assurer la transmission des éléments administratifs dans les délais impartis : listes d'appel, compositions de groupe, attestations de fin de formation, relevés d'assiduité.
- Suivre les plannings des formateurs, vérifier les absences stagiaires et assurer les relances.
- Appuyer le responsable pédagogique et la coordination dans l'ensemble des tâches administratives liées au marché.
Compétences requises
- Excellentes capacités d'organisation, de gestion administrative et de suivi de dossiers.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et aisance avec les plateformes en ligne.
- Rigueur, discrétion et respect strict des procédures.
- Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles.
- Capacité à gérer un volume de travail important et à respecter les échéances.
- Une expérience en organisme de formation ou sur un marché public serait un plus.
Profil recherché
- Bac +2 minimum dans le domaine administratif, gestion ou équivalent.
- Expérience appréciée dans l'accueil, l'administration de formation ou le secrétariat.
- Sens du service, autonomie, réactivité, professionnalisme.
- Connaissance du dispositif OFII ou des publics primo-arrivants : un atout.

Experience: 2 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.