Agent Polyvalent d'Accueil Social H/F - Mairie de Vire Normandie

Sous l'autorité du directeur du CCAS et des solidarités et de la responsable du pôle administratif et financier, vous serez chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique des usagers du CCAS. Vous assurerez également un renfort administratif aux services.

MISSIONS
Accueil :
- Accueil physique des usagers : renseigner et orienter par rapport aux différentes missions du CCAS (aide sociale, logements, portage repas, service mandataire) et adapter l'accueil au public de l'action sociale
- Accueil téléphonique des usagers : renseigner, orienter et transférer les appels
- Gestion des rendez-vous pour le pôle social et autonomie

Gestion du courrier :
- Suivre le courrier des domiciliés dans le logiciel Millésime, enregistrements et distributions
- Enregistrer et distribuer le courrier aux services concernés
- Remettre les courriers aux assistantes de vie du service mandataire
- Préparer le courrier pour la navette

Suivi administratif des aides sociales :
- Assurer le suivi et le contrôle de certaines aides sociales facultatives
- Etablir les tableaux de remboursement APL des locataires des résidences Jeunes et Autonomie

Missions de renfort aux services :
- Portage de repas : saisie, impression et préparation des menus pour distribution
- Aide aux managers : relecture et mise en forme de documents, gestion des rendez-vous, suivi de réunions et établissement de comptes rendus, constitutions de dossiers thématiques
- Classement

PROFIL
- Formation ou expérience en accueil physique/téléphonique et techniques du secrétariat
- Expérience dans le secteur de l'action sociale souhaitée
- Maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Maîtriser les règles de communication, neutralité et objectivité
- Savoir gérer des plannings
- Savoir identifier les besoins, orienter vers les services compétents, diffuser de l'information.
- Savoir reformuler des demandes
- Capacité à appréhender et relayer les situations d'urgence
- Surveiller les accès, mesurer les fréquentations
- Faire preuve d'empathie, de rigueur, de discrétion et d'adaptabilité.

Experience: 6 Mois - accueil action social souhaité

Compétences: Connaissance des dispositifs d'aide sociale,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques d'écoute active et de médiation,Accueillir, orienter, renseigner un public,Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public,Adapter ses pratiques d'accueil et d'accompagnement selon les besoins particuliers des personnes,Assurer la confidentialité des échanges,Créer une relation de confiance,Garantir un suivi administratif,Optimiser l'accueil des différents publics,Orienter une personne vers des partenaires relais,Respecter la confidentialité des informations,S'adapter à son interlocuteur,Utiliser les outils numériques,suivi administratif des aides sociales,Gestion du courrier,missions de renfort administratif aux services

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.