Assistant Administratif ou une Assistante Administrative au Cabinet de la Direction H/F - Service Public

Le Cabinet de la Direction assure la coordination stratégique, politique et opérationnelle des activités de la Direction générale de l'Agence Erasmus+ France / Éducation Formation. Le cabinet a pour mission de fournir un appui au pilotage à la direction. Il est constitué de conseillers experts dans différents champs (coopération européenne, territoires, numérique, inclusion, etc.) et de la Mission Études et numérique (MEN) à laquelle ce poste est rattaché.Sous l'autorité de la Directrice de cabinet, il/elle :

- Assure l'appui organisationnel de la Direction : gestion de l'agenda, coordination des déplacements et des hébergements, suivi des frais et des ordres de mission.

- Fait le lien entre la Direction et ses interlocuteurs internes et externes, en garantissant la qualité des échanges et la transmission des informations.

- Organise et assure la logistique des réunions pilotées par la Direction : préparation des dossiers, rédaction et diffusion des comptes rendus.

- Planifie et coordonne la préparation logistique des Assemblées générales : envoi des convocations, organisation matérielle, élaboration des documents de séance et relecture des procès-verbaux.

- Assure le suivi et la bonne circulation des parapheurs.

- Gère le courrier personnel et les affaires réservées : réception, enregistrement, rédaction et suivi des courriers entrants et sortants.

- Assure l'accueil physique et téléphonique de la Direction, en veillant à la qualité de l'accueil et à la bonne orientation des interlocuteurs.

Votre savoir-faire:

Bonne maîtrise des Technologies de l'Information et de la Communication (TIC), notamment des outils de la suite Office.

Utilisation des applications et outils de gestion administrative et financières de l'Agence (commandes, ordre de mission)

Appliquer les règles et procédures selon les modes opératoires définis

Maîtriser la communication à l'écrit et à l'oral et notamment savoir adapter sa communication à différents interlocuteurs externes

Votre savoir-être:

Discrétion/confidentialité

Rigueur et organisation dans le travail

Force de proposition

Flexibilité et disponibilité

Qualités relationnelles

Sens collaboratif et du travail en équipe

Sens du Service Public

Rendre compte