Assistant·e H/F - Groupe Vilogia

Le Groupe Vilogia regroupe toutes les expertises de l'immobilier : bailleur social, promoteur d'immobilier social, constructeur, aménageur et syndic de copropriétés.
Depuis près de 100 ans, nous avons pour mission de loger les salariés modestes au coeur des bassins d'emploi. Aujourd'hui nous logeons 180 000 personnes partout en France et permettons, chaque année, à près de 500 familles de devenir propriétaires.

Engagement et RSE :
Depuis 2023 nous sommes société à mission. Un acte fort, nous permettant de décupler notre impact et témoigner de notre engagement en faveur de la lutte contre la précarité, la mixité sociale et le climat.
Nos 3 missions :
- bâtir durable pour être utile à la planète,
- loger abordable pour être utile aux territoires,
- et accompagner solidaire pour être utile à la société.

Ce que nous recherchons :
Des talents qui partagent nos valeurs : utilité sociétale, esprit d'entreprendre et performance collective.

Alors si notre ADN vous parle, c'est par iciEn tant qu'Assistant·e Administratif·ve, vous êtes un véritable pilier du bon fonctionnement des activités opérationnelles de l'agence. Votre mission : fluidifier, organiser et structurer les processus, faisant de vous un maillon clé de la chaîne organisationnelle. Vous soutenez efficacement les équipes grâce à une gestion administrative rigoureuse et une coordination optimale des informations et des ressources. À ce titre, vos principales responsabilités sont les suivantes :

Suivi administratif des activités de votre périmètre
- Collecter et qualifier des données nécessaires au bon suivi des dossiers
- Renseigner et mettre à jour des tableaux de bord
- Contrôler les données, relancer les acteurs des dossier
- Classer, archiver et gestion documentaire

Facturation et paiements fournisseurs
- Réceptionner et traiter les factures
- Effectuer les rapprochement avec les engagements budgétaires
- Créer les fournisseurs dans l'outil de gestion
- Suivre les paiements et procéder aux relances si nécessaire

Gestion du courrier & rédaction de documents
- Rédiger, envoyer et suivre les courriers
- Participer à la communication écrite du service

Premier niveau de contact avec les partenaires
- Accueil physique et téléphonique de nos clients
- Échanges de premier niveau avec nos clients-locataires ainsi que nos fournisseurs

Soutien à l'organisation quotidienne
- Gestion de plannings, logistique des réunions, déplacements, événements
- Appui global à l'organisation du service

- Excellent sens du service et de la satisfaction client
- Réactivité, rigueur et sens des priorités
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément avec sérénité
- Excellente communication écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, ERP, outils internes)