Un·e Assistant·e de Gestion H/F - Ass Departementale des Francas

Dans le cadre du projet associatif des Francas du Var, sous la responsabilité et en relation étroite avec la direction de l'association, l'assistant-e de gestion a pour mission la prise en charge des fonctions supports nécessaires au bon fonctionnement de la structure : finances, personnels, accueil du public, intendance.

Accueil et secrétariat :
- Mise en oeuvre de l'accueil : Accueil téléphonique, courrier, mail, accueil des personnes.
- Suivi des adhésions.
- Mise en forme et reprographie de documents.
- Diffusion des informations diverses
- Collecte de tous les documents à conserver et archivage. (organisation, classement physique et
numérique).
- Préparation logistique des réunions

Communication :
- Diffusion des informations (site, blog, réseaux sociaux, mailing.)

Intendance :
- Gestion des stocks (fournitures de bureau, bureautique, hygiène, petite alimentation.).
- Assurer la réception et le rangement
- Gestion de l'entretien et de la réparation du matériel.
- Gestion de l'entretien et de la réparation des locaux.

Gestion administrative et finances
- Collecte et transmission de tous les documents comptables, et ceux nécessaires à la gestion des paies.
- Préparation des paiements fournisseurs des clients et des cotisations, impôts, émettre les factures, vérifier les paiements (préparation des chèques. Encaisser les chèques).
- Transmission des informations à l'organisme assurant la comptabilité.
- Tenir la caisse.
- Suivre l'exécution budgétaire et préparer les éléments pour l'établissement du compte de résultat et du budget
- Gestion des dossiers du personnel et mise en oeuvre des activités administratives associées (médecine du travail, déclaration planning de congé, fiches de poste.)
- Préparation des contrats, pour les personnels, les prestataires
- Gestion des dossiers des collaborateurs ponctuels.

Profil :
- Sens de l'organisation et de la planification du travail
- Sens de l'anticipation et autonomie
- Aptitude au travail en équipe
- Mise en oeuvre de tâches à partir d'objectifs définis
- Capacité à gérer la dimension relationnelle dans ce qu'elle a d'essentielle pour l'image de l'association
- Maîtrise des outils informatiques : pack office, dont Excel, logiciel comptabilité
- Autonomie sur la navigation WEB
- Sens des responsabilités ;
- Sens du relationnel ;
- Curiosité - créativité
- Cohésion avec les valeurs humaines d'inclusion des Francas

Prise de poste au 15 janvier 2026.

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion budgétaire,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative du personnel,Relayer de l'information

Langues: Français souhaité

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.