Assistant Administratif Polyvalent Ru - Action Sociale - Prevessin-Moens H/F - Communes

Au sein de la direction relation usagers et action sociale, vous êtes placé sous la responsabilité du Coordinateur du service logement, solidarités et du CCAS. Vous l'assistez dans la gestion administrative des dossiers et la mise en oeuvre des actions et événements portés par le service.

1. Conseil des Séniors
- Organiser les animations, réunions et événements du Conseil.
- Assurer la communication (mails, courriers, informations aux membres).
- Accompagner et suivre les projets initiés par le Conseil (ex. projet intergénérationnel, recueil des cheminements piétons, etc.).
- Préparer et coordonner l'organisation logistique des assemblées plénières (réservation de salles, coordination technique, animation, inscriptions, comptes rendus).
- Animer et suivre les groupes de travail (convocations, animation, comptes rendus, suivi des suites).
- Assurer la coordination transversale avec les autres services municipaux.

2. Événements du CCAS à destination des seniors
- Coordonner la préparation technique et logistique du Goûter des seniors et du Repas des aînés (services techniques, prestataires, intervenants).
- Suivre les aspects financiers (devis, engagements, service fait).
- Organiser le jour J (installation, accueil, animation).
- Gérer les aspects administratifs (formulaires d'inscription, courriers, suivi des participants).
- Passer les commandes et gérer les stocks dans le cadre des Colis des aînés.
- Assurer la liaison avec les associations partenaires et le service accueil.

3. Portage de repas
- Recevoir et enregistrer les nouvelles inscriptions sur le logiciel dédié.
- Commander les repas hebdomadaires auprès du cuisinier et gérer les modifications de dernière minute.
- Coordonner le planning et le pointage quotidien avec l'agent de portage.
- Suivre les factures mensuelles du prestataire.
- Identifier et signaler les situations sociales repérées via le service.

4. Dispositif Proxi'm
- Instruire les nouveaux dossiers d'inscription.
- Assurer le suivi des demandes des bénéficiaires.
- Commander et suivre les prestations auprès du service de transport (VTC).
- Gérer les difficultés rencontrées par les bénéficiaires.

5. Voyage des Séniors
- Prospecter les prestataires et demander des devis.
- Gérer la convention ANCV et coordonner les échanges avec les entreprises.
- Organiser la logistique (planning, assurances, formulaires, inscriptions sur la plateforme ANCV).
- Assurer le suivi financier.
- Coordonner le départ et l'arrivée des participants.

Mission complémentaire : mobilisable pour les scrutins électoraux et à l'accueil de la mairie

Savoirs (connaissances)
- Connaître le fonctionnement général d'une collectivité territoriale et d'un CCAS.
- Connaître les principaux dispositifs d'action sociale en faveur des seniors (portage de repas, aide à la mobilité, actions de convivialité, etc.).
- Connaître les règles administratives de base (courriers, archivage, saisie, suivi des dossiers).
- Comprendre les principes d'organisation d'un événement (planning, logistique, accueil du public).
- Maîtriser les outils bureautiques courants et être à l'aise avec les logiciels de gestion
- Avoir des notions de communication écrite et orale (accueil, courriers, mails, téléphone).
- Connaître les règles de sécurité et de confidentialité dans la relation avec les usagers.

Savoir-faire (compétences techniques)
- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public et des partenaires.
- Préparer et suivre les dossiers administratifs (inscriptions, commandes, facturation, bilans).
- Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données.
- Participer à l'organisation logistique et matérielle des événements (repas, goûters, réunions, voyages).
- Contacter les prestataires, collecter les devis et suivre les engagements financiers simples.
- Gérer le courrier, les mails et les appels téléphoniques liés aux activités du service.
- Rédiger des documents simples (courriers, convocations, comptes rendus, listes d'inscriptions).
- Coordonner ses actions avec les autres services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Signaler les situations sociales particulières repérées lors du contact avec les usagers.

Savoir-être (qualités personnelles)
- Faire preuve d'écoute, de bienveillance et de patience envers les usagers et les séniors en particulier.
- Avoir un sens du service public marqué et un comportement professionnel exemplaire.
- Être organisé, rigoureux et méthodique dans la gestion des tâches confiées.
- Savoir travailler en équipe et coopérer avec différents interlocuteurs (agents, élus, associations, prestataires).
- Être discret et respecter la confidentialité des informations.
- Être autonome dans la gestion du quotidien tout en rendant compte à sa hiérarchie.
- Faire preuve de réactivité et de souplesse face aux imprévus.
- Disposer d'un bon relationnel, d'une présentation soignée et d'une posture irréprochable.
- Être motivé par le contact humain et le travail de terrain.
- Respecter les règles professionnelles, éthiques et déontologiques, avoir le sens du service public.