Secrétaire au Service des Affaires Générales - Gennes-Val-De-Loire H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice du Pôle « Ressources et Proximité », l'agent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif ; suit et gère les dossiers administratifs ; participe à l'ensemble des affaires courantes sur les aspects administratifs et organisationnels.

- Assurer un accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Assurer le secrétariat
- Assurer les comptes-rendus des réunions
- Assurer la gestion du courrier ainsi que la navette entre les services
- Saisir et mettre en forme tout type de document
- Gérer les message reçus par messagerie interne et externe
- Gérer les documents dans le cadre de l'intranet
- Assurer le suivi des signatures et envoyer les documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Assurer la gestion des séances des Conseils municipaux
- Mettre en forme les dossiers et envoyer les convocations
- Assurer le traitement des délibérations
- Assurer la préparation matérielle des séances, assurer l'organisation logistique des réunions

Savoirs et savoir-faire
- Expérience réussie sur un poste similaire.
- Maîtrise de l'environnement des Collectivités territoriales.
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
- Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme de courriers, etc.).
- Connaissance administrative des procédures internes, des règles et usagers administratifs.
- Rendre compte

Savoir-être
- Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités.
- Capacité à adapter son discours en fonction de l'interlocuteur·rice.
- Capacité à renseigner et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur·rice concerné·e.
- Discrétion professionnelle, méthodologie et rigueur.
- Sens de l'organisation et autonomie, force de proposition et proactivité