Assistant de Direction et Chargé de l'Accueil - Institut Superieur des Beaux Arts de Besancon H/F - Etablissements publics locaux

Accueil physique et téléphonique, logistique, renseignement tous public

Secrétariat de direction

Pédagogie

Suivi des cours publics

Suivi des déplacements liés aux activités pédagogique, de recherche et à l'international (hors Erasmus)

Organisation des élections

Accueil physique et téléphonique, logistique, renseignement tout public:
Suivi du courrier, diffusion de l'information, réservation des salles, commandes des petites fournitures, suivi des photocopieurs...
Accueil de stagiaires de classe de collège

Pédagogie:
Enregistrer les dossiers d'inscription et encaisser les droits d'inscription (mandataire suppléant du régisseur), délivrance des certificats de scolarité.
Participation aux enquêtes demandées par le Ministère

Elections
Organisation des élections des étudiants et personnels de l'établissement aux instances de l'établissement

Cours publics
Coordonner le choix et l'organisation des cours publics, élaborer la plaquette
Inscription des participants et encaissement des droits d'inscription
Organiser le planning des salles en lien avec le calendrier pédagogique et les événements de l'école

Suivi de la formation continue:
Diffusion de l'offre et gestion des inscriptions

Suivi et organisation des déplacements liés aux activités pédagogiques, de recherche et à l'international (hors Erasmus)
Suivi, en lien avec le coordinateur ou la coordinatrice du projet, des déplacements des étudiants dans le cadre des projets de recherche, pédagogique et liés à l'international. Suivi des conventions et du remboursement des frais des étudiants
Suivi de l'accueil des intervenants extérieurs : réservation des hôtels et/ou des chambres de la résidence

Dépôt des actes administratifs à la Préfecture et tenue des registres.

Formation et qualifications nécessaires :

Maîtrise de l'informatique (Word, Excel, Powerpoint, InDesign...)
Anglais indispensable

Compétences pratiques (savoir-faire) :

Capacité d'adaptation à des logiciels et/ou des plateformes en ligne
Rigueur (encaissement droits d'inscription)
Polyvalence et adaptabilité

Savoir être
Bonne autonomie et sens du relationnel
Discrétion

Intérêt pour les élèves et le domaine artistique