Asssitante de Direction - Sdis de Aube H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Seconder la cheffe de l'assistance de direction et palier à l'absence de l'agent d'accueil

a) Assurer le secrétariat du service Assistance de direction

1/ Assurer les accueils physique et téléphonique du service Direction
o Accueillir les personnes et identifier leur demande
o Renseigner les personnes ou les orienter vers le bon interlocuteur
o Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
o Diffuser l'information (messagerie, téléphone, internet ...)

2/ Gestion des agendas et rendez-vous du Directeur et de son adjoint
o Prendre les rendez-vous
o Organiser
- les déplacements hors département...
- les diverses réunions

3/ Suivi du courrier adressé aux Président du CA, au Directeur départemental et au Directeur départemental adjoint
o Répondre aux demandes
o Archiver les réponses

4/ Gestion du suivi des parapheurs soumis à la signature de M. le Président du conseil d'administration et de M. le Préfet

5/ Assistance au Directeur départemental et à son adjoint
o Rechercher et mettre à disposition les documents sollicités
o Mettre en forme et/ou rédiger des courriers et documents relatifs à l'administration générale

6/ Établir les recueils des actes administratifs du SDIS

7/ Organiser les manifestations et cérémonies
o Coordonner les services RH, logistique, le responsable de la musique, le commandant des troupes et éventuellement les Maires des communes accueillantes et leurs Chefs de centre
o Etablir les listes des récipiendaires
o Communiquer aux différents intervenants le cérémonial rédigé par le commandant des troupes
o Veiller à la bonne organisation logistique de la cérémonie et du vin d'honneur
o Élaborer et diffuser les cartons d'invitation.

b) Assurer l'accueil de l'état-major

1/ Gestion de l'accueil physique et téléphonique
o Accueillir les personnes et identifier leur demande
o Renseigner les personnes ou les orienter vers le service compétent
o Réceptionner les appels téléphoniques et les transmettre vers le service demandé ou prendre des messages en cas d'absence ou d'indisponibilité

2/ Gestion du courrier
o Ouvrir, enregistrer et distribuer le courrier dans les casiers nominatifs

c) Assurer la gestion du site internet et intranet

1/ Gérer le site internet et intranet du SDIS
o Mise à jour du site internet et intranet (documents, offre d'emploi, calendrier, annuaire...)

- Savoirs :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du SDIS
- Connaissance des missions de chaque service de l'état-major
- Maitriser les techniques de standard téléphonique et d'accueil du public
- Maitriser internet
- Maitriser les logiciels Word et Excel

- Savoir-faire :
- S'exprimer clairement
- S'adapter aux différents publics
- Réguler l'entrée des visiteurs et assurer la traçabilité
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité en toutes situations
- Appliquer l'obligation de discrétion professionnelle d'information
- Appliquer le règlement interne de l'établissement public
- Filtrer les appels téléphoniques et les transmettre aux agents compétents ou bien en cas d'absence prendre un message
- Recevoir et transmettre les messages et courriers informatiques dans les plus brefs délais
- Identifier et anticiper les problèmes
- Signaler à sa hiérarchie toutes anomalies
- Organiser son temps de travail
- Rendre compte de l'avancée des travaux confiés

- Savoir-être :
- Accueillir le public avec amabilité et professionnalisme
- Faire preuve d'écoute et de compréhension
- S'exprimer avec politesse et courtoisie
- Adopter une tenue vestimentaire convenable et adaptée au poste
- Avoir une bonne hygiène corporelle
- Organiser méthodiquement son espace de travail
- Posséder des qualités relationnelles et le sens de l'entraide
- Savoir travailler en équipe