Agent d'Accueil - Mairie de Saulx-Les-Chartreux H/F - Communes

Agent d'accueil, Gestionnaire courrier et commandes

1- Accueille, oriente et renseigne le public
2- Gestion du courrier
3- Passe les commandes de fournitures
4- Gestion des plannings vidéo projecteurs et véhicules
5- Gestion de dossiers administratifs courants
Activités ou Tâches :
Accueil et renseignement du public
Informe les services techniques des remontés des administrés reçues à l'accueil
Orientation du public physique et/ou téléphonique vers les services ou organismes compétents
Recensement journalier des appels téléphoniques et transmission auprès des bons interlocuteurs
Affichage d'informations
Recense l'accueil physique et téléphonique quotidien puis transmission à la hiérarchie
Réception des colis, marchés public
Remise de dossiers (demandes de logements, plan commune, aide juridictionnelle, médaille du travail...)
Remise à jour des dossiers à remettre aux administrés
Remise de carte de déchetterie
Remonter les besoins en communication auprès du service communication
Tri, ouverture et enregistrement du courrier
Répartition du courrier dans les différents services électroniquement et dans les parapheurs
Gestion et cheminement interne des parapheurs des services
Enregistrement des courriers des domiciliations sur le logiciel CCAS, distribution aux administrés et suivi des domiciliations sur le logiciel CCAS
Délivrer des récépissés pour les dossiers d'urbanisme
Recenser les besoins en fournitures, faire les devis, passer les commandes et gérer les stocks.
Gestion du planning du vidéoprojecteur, rallonge, écran, paper-board
Gestion du planning des véhicules et mise à disposition des clés
Gestion des stocks de cartouches d'encre
Aller tous les jours à la Poste chercher le courrier

1- Savoir :
Connaître les organisations, fonctionnements et missions des services municipaux
Identifier les organismes, institutions et autres administrations
Posséder les méthodes et techniques de communication
S'adapter au contexte et aux contraintes d'accueil
2- Savoir-faire :
Orienter et informer le public :
- adapter sa posture et son langage en fonction du public
- s'assurer de la clarté de ses propos en soignant la construction des phrases, la précision du vocabulaire et l'intonation
- reformuler pour veiller à la compréhension de l'interlocuteur
S'informer sur les évènements en cours, les processus en place au sein des services pour les transmettre
Maîtriser l'outil informatique et le standard
Communiquer et diffuser les plaquettes d'information
Alimenter les présentoirs
3- Savoir être :
Sens du service public, ponctualité, disponibilité et patience, ouverture et bienveillance, présentation soignée, discrétion et devoir de réserve