Assistant·e Administratif·ve H/F - Groupe SOS

Groupe SOS Jeunesse est le premier acteur associatif de la protection de l'enfance en France.

Sa mission : éduquer et protéger enfants, adolescent·e·s et jeunes majeur·e·s en difficulté compte-tenu de leur environnement familial, social et économique. Soutien à la parentalité, accueil de mineurs et jeunes majeurs en danger ou en risque de danger, en difficultés psychologiques, alternatives à l'incarcération et accompagnement à l'insertion socio-professionnelle... Groupe SOS Jeunesse met en oeuvre des moyens innovants d'aide, de soutien et d'accompagnement pour donner les mêmes chances à chaque enfant.

Groupe SOS Jeunesse est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non-lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde.
Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.Tremplin 94 est une unité éducative d'hébergement diversifié qui accueille 30 jeunes en appartements diffus.
Basée sur la plateforme de jour l'assistante administrative assure les missions suivantes:
- Accueil physique et téléphonique des jeunes accueillis, partenaires et interlocuteurs
- Suivi des mails et télécopies
- Réception, suivi et traitement du courrier au quotidien, enregistrement des courriers reçus et envoyés
- Préparation du dossier à remettre aux personnes accueillies, voire à leurs représentants légaux à l'admission et ouverture (copie du règlement intérieur, livret d'accueil, autorisation de photographie...) du dossier dans NEMO.
- Tenue des dossiers administratifs des personnes accueillies (papiers et NEMO)
- Enregistrement des demandes d'admission dans NEMO et suivi des statistiques
- Sollicitation des Prises en Charge auprès des services concernés (ASE, PJJ, MHL) et enregistrement dans le logiciel NEMO
- Classement et archivage des dossiers des usagers
- Gestion des stocks et fournitures de bureau, mobilier avec inventaire et commandes prévisionnelles validées par la directrice
- Etablissement et envoie de la facture mensuelle au service payeur
- Relation avec les bailleurs des appartements loués (établissement d'un dossier par appartement, paiement des loyers, assurance du logement, collecte des quittances)
- vérifications et affichage des informations obligatoires
- Etablissement d'un calendrier prévisionnel des absences des salariés
- Enregistrement dans HRA des absences validées des salariés
- Suivi des feuilles d'heures des professionnels et classement
- Actualisation et remise des documents aux nouveaux salariés (protocoles, attestations, documents mutuelle et prévoyance...)
- Suivi des dossiers des salariés
- Suivi des attributions des tickets restaurant
- Transmission des arrêts maladie au service paye
- Suivi du registre du personnel
Gestion de la caisse:
- Récupération des documents comptables (factures, remboursements) et transmission au GIE
- Remise aux professionnels des budgets des résidents, des régies, des sommes demandées sur les bons d'engagements de dépenses après validation des chefs de service
- Gestion de la caisse : chèques services, espèces, tickets restaurant : récupération de tous les documents justifiant une entrée ou une sortie en caisse, comptage à 2 de la caisse de façon hebdomadaire et inscription des entrées et sorties dans la matrice dédiée.
- Transmissions de toutes ces pièces au GIE tous les vendredis après validation.

BTS bureautique.
Bonne connaissance des outils informatiques Word, Excel.
Capacités d'organisation et réactivité.
Vous êtes tenue au respect du secret professionnel par mission.