03087-Assistant Administratif et Comptable - Conseil Départemental des Pyrénées-Atlantiques H/F - Conseils départementaux

Au sein de l'Unité Technique Départementale (UTD) Labourd, en lien avec le responsable d'unité, l'assistant(e) administratif travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services du Département, les techniciens et agents d'exploitation des unités techniques, les élus, les entreprises et les différents usagers.

Mission 1 : assure le secrétariat du secteur d'Urrugne-Ustaritz-Sare et assiste la technicienne
-Assure l'accueil physique et téléphonique de l'antenne : renseignement, orientation des usagers et transmission des informations
-Est en charge du courrier entrant et sortant : enregistrement, tri, transmission et suivi
-Assiste la technicienne dans la saisie des arrêtés de circulation et de voirie et en assure l'ampliation
-Assure le suivi des contentieux
-Assure la gestion des fournitures : gestion des stocks, recensement des besoins, commandes et diffusion
Mission 2 : participe à la gestion comptable du service
-Accompagne la gestionnaire dans le contrôle et le suivi administratif et financier des marchés publics
-Participe à la gestion des engagements comptables (fonctionnement et investissement), les liquidations et les mandatements.
-Réceptionne, traite, vérifie et classe les pièces comptables
-Assure le suivi et le traitement financier des subventions et conventions
-Alimente des tableaux de bord
Mission 3 : assure un appui administratif aux agents de 3 antennes routières
-Participe à la gestion des congés et absences : saisir, contrôler, suivre et maîtriser le règlement intérieur
-Gère les astreintes et les formations des agents : transmettre des tableaux de suivi et suivre les inscriptions
-Accompagne les agents dans la saisie des frais de déplacements
NB : Cette fiche de poste ne recense que les principales tâches et missions confiées à l'agent, dans le respect du statut du cadre d'emplois. Celles-ci sont susceptibles d'évoluer en fonction des évolutions du service et ses nécessités.

Interne : DGA PID, Finances, Cabinet
-Externes : usagers, collectivités, partenaires,
-Lien permanent avec l'ensemble des services du département

Poste à temps complet
-Quotité hebdomadaire : 40 heures avec horaires régulier et RTT Spécificités du poste
-Horaires réguliers
-Travail de bureau
-Secret professionnel
-Poste basé à Urrugne

SAVOIRS Connaissances Compétences générales
-Maîtriser l'expression orale et écrite
-Connaissance de l'environnement territorial et du processus de décision de l'institution départementale
-Connaître les règles budgétaires et comptables publiques
-Maîtriser les outils informatiques et de communication de base (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet) SAVOIRS-FAIRE Compétences opérationnelles Compétences techniques
Compétences techniques spécifiques au poste
-Maîtriser les techniques rédactionnelles : maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire SAVOIRS-ETRE Compétences relationnelles Qualités personnelles et comportementales
-Posséder des qualités relationnelles : capacité d'écoute, savoir travailler en équipe
-Savoir adapter son attitude en fonction de la qualité de son interlocuteur
-Savoir alerter son supérieur hiérarchique sur les éventuels dysfonctionnements
-Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur hiérarchique
-Avoir de l'aisance dans l'expression orale (téléphone)
-Faire preuve de discrétion, d'éthique et de déontologie
-Savoir prioriser les tâches
-Être autonome dans l'organisation de son travail
-Être disponible, réactif, méthodique, rigoureux