Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Form'action - Sarl Calpe

Dans le cadre du développement de nos activités de formation (BTS, Licence & Master, formations professionnelles), Form'Action recherche un(e) Assistant(e) Administrative polyvalente pour renforcer son équipe et contribuer au bon fonctionnement du centre.
Rattaché(e) au responsable de centre, vous jouez un rôle clé dans l'accueil, le suivi administratif des formations et la relation avec les apprenants et les entreprises partenaires.

1. Accueil & relation avec les publics
Accueillir les visiteurs, stagiaires, partenaires et entreprises.
Répondre aux appels et aux demandes d'information.
Orienter les apprenants et accompagner leurs démarches administratives.

2. Gestion administrative des formations
Préparer, suivre et archiver les dossiers administratifs des formations (Qualiopi).
Élaborer et mettre à jour les documents : conventions, convocations, feuilles d'émargement, attestations, évaluations, etc.
Gérer les inscriptions, émargements, présences et attestations en fin de formation.
Assurer le suivi administratif des alternants (BTS MCO, Licence RMCAM, Master MA).

3. Soutien logistique et organisationnel
Préparer les salles de formation, supports pédagogiques et matériels nécessaires.
Organiser les examens, réunions, évènements (remises de diplômes, infos collectives).
Effectuer des commandes et suivre les fournitures.

4. Suivi administratif interne
Gérer et mettre à jour la base de données des apprenants et partenaires.
Assurer le suivi des factures, devis et paiements en lien avec le service comptable.
Participer à la gestion documentaire du centre conformément aux exigences Qualiopi.

Profil recherché
Formation Bac à Bac +2 dans l'administration, la gestion ou l'accueil.
Organisation, rigueur, sens du service et autonomie.
À l'aise avec le téléphone, l'accueil physique et les publics variés.
Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook).
Une première expérience en centre de formation, organisme de formation ou secrétariat serait un plus.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.