Gestionnaire Accueils Physiques et Relations Usagers - Gestionnaire Archives H/F - Préfecture de Seine-et-Marne

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Section accueils physiques et relations usagers(temps de travail 0,5 ):
Sous l'autorité du chef de section accueils physiques et relations usagers et de son adjoint, vous êtes chargé de:
- la réception, la ventilation, l'affranchissement des courriers pour le compte de la préfecture et des sous-préfectures
- de la ventilation du courrier dématérialisé
- de la destruction des titres
- de l'instruction des demandes de médailles d'honneur
- de la convocation, la fabrication et la remise aux usagers de passeports temporaires ou de mission
- de la réception de colis pour le compte de la préfecture et du conseil départemental
- de la publication au recueil des actes administratifs
- de l'accueil physique

Section archivage(temps de travail 0,5):
En lien avec le référent archives, vous êtes chargé de:
- accompagner les services sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d'archivage
- assurer les relations et les transferts avec les archives départementales
- gérer les espaces de stockage
- effectuer des recherches documentaires
- répondre aux réquisitions et/ou demandes de dossiers par les services habilités (CERT....)

Votre environnement professionnel:

Activités du service
Le secrétariat général commun (SGC) à la préfecture et aux DDI de Seine-et-Marne (direction départementale du territoire, direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités, direction départementale de protection des populations) créée au 1er janvier 2021 est placé sous l'autorité du préfet.
Dans le cadre de la réforme de l'organisation territoriale de l'État, le SGC est un service déconcentré à vocation interministérielle qui a pour mission de mutualiser les fonctions support et d'intervenir au bénéfice des services dont il regroupe les moyens tout en privilégiant la capacité de pilotage et de management des directeurs et du secrétaire général de la préfecture. La structure est pilotée par une instance collégiale réunie autour du préfet.Le SGC a en charge les ressources humaines, le budget, les finances et les marchés publics, les moyens généraux, les travaux et l'immobilier, la cité administrative, la sécurité bâtimentaire, la sécurité incendie de la préfecture, l'action sociale et le numérique.

Composition et effectifs du service

un chef de département
un adjoint
30 agents
6 sections
Liaisons hiérarchiques
Les chefs de section

Liaisons fonctionnelles
Les DDI et services

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
niveau expert
à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique
requis
Savoir-faire
Savoir appliquer la réglementation
niveau maîtrise
à acquérir
Savoir s'organiser
niveau maîtrise
requis
Savoir travailler en équipe
niveau expert
requis
Savoir-être
savoir s'adapter
niveau maîtrise
requis
avoir le sens des relations humaines
niveau expert
requis
savoir communiquer
niveau pratique
requis

Vos perspectives:
Dans les deux matières, l'évolution des techniques et l'inclusion de la dématérialisation sont des moteurs de développement de compétences. Par ailleurs, s'agissant d'un poste à double compétence, il permet de connaître parfaitement l'environnement professionnel ce qui peut ouvrir des parcours diversifiés et transversaux.

Durée attendue sur le poste: 2 ans