Agent Polyvalent Chargé de Relations et de Service à l'Usager H/F - Préfecture de Meurthe-et-Moselle

Au sein de l'unité accueil et relations avec les usagers du pôle immobilier logistique du secrétariat général commun départemental, vous avez pour mission de réceptionner des appels au standard, de mettre en relation et de suivre les appels, d'analyser, de traiter la demande et d'orienter soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou le site si la démarche est dématérialisée.
En outre, vous êtes amené à rechercher les informations nécessaires dans les documents mis à disposition, orienter et renseigner les correspondants téléphoniques.
En fonction des nécessité de service et du planning hebdomadaire établi à l'avance par la responsable d'unité, vous êtes amené à exercer ponctuellement d'autres missions en lien d'accueil sur un des sites des 3 administrations du périmètre du SGCD ci-après mentionnés:

- Préfecture de Meurthe-et-Moselle - 1 rue préfet Claude Érignac et 6 rue sainte Catherine à Nancy (54000)
- Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) /Direction départementale de la protection des populations (DDPP) - Cité administrative - 45 rue Sainte Catherine à Nancy (54000)
- Direction départementale des territoires (DDT) - Place des Ducs de Bar à Nancy (54000)
Sur ces sites, vos activités principales sont les suivantes:
- Accueil physique, et/ou téléphonique des usagers;
- Gestion du courrier : réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant, assurer les envois, les affranchissements, la circulation en interne des courriers et des journaux;
- L'édition du recueil des actes administratifs des services de l'État.
L'exercice de vos missions se fait dans le respect des démarches «qualité» engagées par la préfecture.

Votre environnement professionnel
- Activités du service

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service interministériel placé sous l'autorité hiérarchique du préfet et sous l'autorité fonctionnelle du secrétaire général de la préfecture et des directeurs des 3 directions départementales interministérielle (DDI).
Le SGCD a pour mission d'assurer, au plan départemental, la gestion des fonctions support, notamment en matière d'achats, de ressources humaines et d'action sociale, de logistique, d'immobilier, de ressources informatiques (SIDSIC) ou encore de gestion courante de tous les autres moyens affectés aux différentes entités soutenues.

Le SGCD de Meurthe-et-Moselle est composé de 4 pôles. Il a été créé au 1er janvier 2021.
Le pôle immobilier - logistique est en charge du soutien logistique de l'ensemble des sites (y compris l'accueil physique et téléphonique), de la gestion et de la mise en oeuvre du patrimoine immobilier de l'État dans le département de Meurthe-et-Moselle ainsi que de la gestion du parc automobile des DDI.

- Composition et effectifs du service

Le pôle immobilier logistique comporte trois unités:
- l'unité accueil et relation avec les usagers (UARU): accueil physique et téléphonique, gestion du courrier
- l'unité stratégie immobilière de l'État (USI): suivi du schéma directeur immobilier régional, l'observatoire de l'immobilier publics et les dossiers et projets immobiliers afférents
- l'unité gestion courante, bâtiments et automobile (UGCBA): entretien des bâtiments et maintenance des locaux, gestion du mobilier et des fournitures, gestion du parc automobile des DDI, atelier de reprographie

Le pôle est composé de 27 agents répartis sur les différents sites (préfecture, DDT, cité administrative et DDETS «Nations») comme suit:
- un chef(fe) de pôle (catégorie A) et un adjoint (catégorie A).
- 2 chargés du suivi de la stratégie immobilière de l'État (catégorie A) dont l'adjoint à la cheffe de pôle
- 1 responsable de l'unité accueil et relations avec les usagers (catégorie C) et son adjoint(e) (catégorie C)
- 14 agents d'accueil, courrier et standard (catégorie C).
- 5 agents techniques polyvalents (catégorie C) et 1 agent technique chef d'équipe et son adjoint (catégorie B)
- 1 chargé des contrôles réglementaires et suivi de travaux (catégorie C)
- 1 chargé de la reprographie (catégorie C)
- 1 chargé du parc automobile DDI / vaguemestre / accueil (catégorie C).

- Liaisons hiérarchiques
La chef(fe) du pôle immobilier-logistique et son adjoint
La responsable de l'unité accueil et relation avec les usagers et son adjointe

- Liaisons fonctionnelles
Les agents des directions départementales interministérielles, tous services de l'État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.