Nantes Université Recrute Un·e Adjoint·e en Gestion Administrative et Financière - Mi-Temps Ufr Socio H/F - Nantes Université

L'agent-e recruté-e sera rattaché-e à l'Unité de Formation et de Recherche de Sociologie, composante du pôle Sociétés de Nantes Université.

Forte d'un effectif de 27 enseignants et enseignants-chercheurs, de plus de 80 vacataires et de 10 personnels administratifs, l'UFR de Sociologie assure la préparation de l'intégralité du cursus d'enseignement et de recherche de sociologie (Licence, Master, Doctorat) en formation initiale.

L'UFR de Sociologie propose des formations en formation continue (Master, Diplôme Universitaire, Certification).

Au sein de l'UFR de sociologie, l'agent-e est placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Secrétaire générale en charge de la composante. L'agent-e exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure.· Gestion administrative :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et

externes (étudiants, stagiaires, entreprises, enseignants-chercheurs, vacataires),

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure,

- Saisir, éditer et traiter des documents divers (contrats, conventions, feuilles d'émargement,

attestations de présence et tout document à transmettre aux stagiaires et financeurs),

- Saisir, mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative,

- Gérer les dossiers de recrutement des chargés de cours,

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,

- Diffuser des informations internes et externes concernant les missions du service,

- Contribuer à l'élaboration de documents de communication (guide du stagiaire, plaquettes...),

- Classer et archiver des documents.

· Gestion financière :

- Gestion des bons de commandes, état de frais et ordre de missions

- Demander les devis des intervenants,

- Préparer la saisie des charges d'enseignements

- Formation et/ou qualification : Bac (gestion administrative et financière)

- Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 2 ans

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État (sur présentation d'un justificatif).

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:

- Avoir une connaissance de l'organisation et de l'enseignement supérieur et de la recherche,

- Connaître les modalités administratives,

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Techniques d'élaboration de documents

- Techniques de communication

Savoir-faire opérationnels:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Accueillir et prendre des messages

- Utiliser les outils bureautiques

- Accueillir les populations concernées

- Enregistrer et classer les documents

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

- Savoir rendre compte

Savoir-être:

- - Sens relationnel

- - Rigueur

- - Autonomie

- - Polyvalence et réactivité

- - Sens du travail en équipe

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État (sur présentation d'un justificatif).