Gestionnaire du Service Formation H/F - Aix Marseille Université

Le poste est rattaché à l'UFR Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH), au sein du Service Formation, situé sur le site Schuman à Aix-en-Provence. Ce service, placé sous la responsabilité d'une responsable de service, assure le suivi global de la mise en oeuvre de l'offre de formation de l'UFR.

Ce poste contribue à la bonne organisation et au fonctionnement administratif général du service. Placé sous encadrement direct et en lien étroit avec la direction administrative et la direction adjointe chargée de la formation, il travaille en interaction quotidienne avec :

Les équipes pédagogiques et les responsables de formations,
Les différents services en lien avec la formation :

- Scolarité,
- Formation Continue,
- Formation Professionnelle,
- Formation à Distance,
- Bureaux d'appui à la pédagogie,
- La Direction de la Formation (DIRFOR)

Ce poste s'inscrit dans un environnement dynamique et stimulant, caractérisé par la diversité des cursus proposés (licence, master, diplômes universitaires, formations hybrides ou à distance) et par une exigence constante de qualité dans l'accompagnement des étudiants comme des équipes pédagogiques.En tant que Gestionnaire du service Formation, vous contribuez activement à la mise en oeuvre des procédures administratives liées à la formation : élaboration et actualisation des maquettes, organisation des campagnes internes, gestion des emplois du temps et coordination des salles. Vous facilitez également la circulation d'informations fiables entre les différents interlocuteurs du service et de l'UFR.

Sous la responsabilité de la Directrice du service Formation, et en lien avec la Directrice adjointe en charge de la formation, vous intervenez dans un environnement exigeant polyvalence, coordination et amélioration continue. Vous collaborez quotidiennement avec l'ensemble du service Formation et les services partenaires impliqués dans l'offre de formation (Scolarité, DIRFOR, bureaux d'appui à la pédagogie...).

Vous prenez en charge l'organisation et le suivi des campagnes liées à l'offre de formation, participez à la préparation des instances, assurez le suivi des décisions et soutenez la gestion administrative générale du service. Vous coordonnez également l'occupation des salles afin d'optimiser les capacités d'accueil, d'accompagner les besoins pédagogiques et de garantir le bon déroulement des activités universitaires.

La personne à recruter contribue au pilotage administratif de l'offre de formation dans un environnement qui requiert coordination, polyvalence et circulation d'informations fiables. Une bonne connaissance des procédures liées à la formation (maquettes, campagnes internes, suivi des décisions) ainsi qu'une capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs constituent des atouts indispensables.

Titulaire d'un Baccalauréat, la personne en poste utilise avec aisance les outils bureautiques nécessaires au suivi des activités (tableurs, traitements de texte, outils collaboratifs). Elle organise et suit les différentes campagnes liées à l'offre de formation, prépare les éléments destinés aux instances et soutient la gestion administrative générale du service. Une aptitude confirmée à planifier les emplois du temps, coordonner l'occupation des salles et anticiper les besoins pédagogiques permet d'assurer le bon déroulement des activités universitaires.

Une organisation rigoureuse, une capacité d'anticipation, une communication fluide et un sens affirmé de la coordination facilitent les échanges avec les services partenaires (Scolarité, DIRFOR, bureaux d'appui à la pédagogie...). La personne à recruter s'inscrit dans une logique d'amélioration continue et contribue à la qualité du service rendu aux équipes pédagogiques comme aux usagers.