Gestionnaire Administrative - Administratif de Formation H/F - Aix Marseille Université

La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 10 000 étudiants sur ses trois sites : Aix-en-Provence (8000), Marseille (1800) et Arles (220).

Organisée autour de services centraux d'appui, d'Instituts facultaires et d'unités de recherche, elle propose une offre de formation riche et diversifiée dans un environnement de travail favorisant l'apprentissage, la transmission et la production de connaissances.

Le service de la Formation est composé d'environ une trentaine de personnes sur les 3 sites, il est en charge de l'accompagnement de la population étudiante tout au long de leur cursus. Il est composé de plusieurs bureaux dont celui dédié à l'enseignement à distance (EAD) et au public relevant de la Formation Tout au Long de la Vie (FTLV).Vos missions :

Vous jouez un rôle essentiel au coeur du bureau, en accompagnant au quotidien les apprenantes et apprenants, mais aussi les différents partenaires internes et externes. Votre mission vous amène à assurer une gestion polyvalente, à la fois rigoureuse et tournée vers la qualité du service rendu, tout en veillant au respect des procédures, des règlements et des valeurs d'égalité.

Dans ce poste, vous accueillez avec attention chaque public, que ce soit au téléphone, par courrier électronique ou en présentiel, en offrant une écoute active et des informations fiables pour faciliter leurs démarches. Vous accompagnez les stagiaires tout au long de leur parcours, les orientez, préparez et suivez leurs dossiers, saisissez les informations dans les outils dédiés, établissez les documents nécessaires à la facturation ou aux demandes d'exonération, et veillez à proposer une communication claire, adaptée et professionnelle.

Votre quotidien est également rythmé par l'administration des dispositifs de formation à distance et de formation tout au long de la vie. Vous procédez aux inscriptions, élaborez les documents contractuels, suivez les conventions de stage et les relations avec les partenaires professionnels et institutionnels, tout en collaborant avec les services de l'Université. Vous assurez la mise à jour des tableaux de bord, contribuez à l'organisation des examens et vous garantissez la complétude des dossiers, dans un esprit de précision et de service.

Ce poste demande une disponibilité accrue lors des périodes de forte activité, notamment pendant les inscriptions et les rentrées universitaires, ainsi qu'une présence sur les plages horaires d'accueil du public. Vous exercez vos fonctions sous la responsabilité de la responsable du bureau EAD/FTLV, au sein du service de la Formation, où votre engagement contribue directement à la réussite des publics accompagnés.

Rejoignez-nous si vous souhaitez mettre vos compétences au service d'un établissement public d'enseignement supérieur, en contribuant à la qualité de l'accompagnement de la population étudiante. Vous appréciez évoluer dans un environnement universitaire, en maîtrisant ou en souhaitant développer la connaissance de son fonctionnement, de ses outils et de ses pratiques. Vous êtes à l'aise avec les techniques de communication écrite et orale, et savez vous exprimer avec clarté, précision et professionnalisme, que ce soit pour rédiger un message, un document ou une synthèse, ou pour informer un public varié en face-à-face ou au téléphone.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et l'utilisation d'Internet, et vous vous adaptez facilement aux plateformes numériques, y compris celles dédiées à la gestion de la scolarité. Vous savez organiser votre activité avec méthode, faire preuve de rigueur et assurer un suivi fiable en rendant compte de vos actions. Vous accordez une importance réelle à la qualité de l'accueil et de la relation avec le public, en faisant preuve d'écoute, de courtoisie et de professionnalisme. Même autonome dans vos missions, vous appréciez travailler en équipe, partager l'information et contribuer à une dynamique collective constructive.