Assistant - Assistante de Direction - Eurometropole de Strasbourg H/F - Structures de coopération territoriale

La direction de l'Architecture et du patrimoine, qui compte 230 agent·es, est la direction référente dans la gestion du patrimoine bâti, dans l'émergence et le développement des projets et dans la maintenance patrimoniale de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg ; elle est garante de la sobriété énergétique et bâtimentaire.

Notre ambition : être le référent des sujets bâtimentaires et l'acteur incontournable de la maîtrise d'ouvrage dès la définition du besoin.

Vous ferez partie du service Energie et patrimoine, au sein duquel 20 agent·es impulsent une culture de l'énergie auprès de chaque acteur·rice de la conception/rénovation des bâtiments. Vous participez au développement d'une stratégie énergétique basée sur la qualité des process et la standardisation des méthodes.

Vous assurez un rôle transversal d'appui organisationnel, administratif, financier et documentaire auprès du chef de service, des chef·fes de projets et des auditeur·rices énergétiques en relation directe avec l'assistant·e chef·fes de projet. Vous facilitez, en lien étroit avec le chef de service, les relations avec les différents services de la direction et de la collectivité. Vous contribuez au bon fonctionnement de l'administration générale du service, au traitement du courrier entrée et sortie, à la diffusion d'informations au sein du service.

Dans ce cadre :

Vous assistez le chef de service dans l'organisation de ses activités et l'animation du service.
Vous assurez l'organisation et la logistique des réunions, des dossiers du service (concertations, arbitrages, jurys, chantiers, etc.) et mettez en place des outils partagés pour harmoniser les pratiques.
Vous assurez un support administratif : rédaction et la diffusion des comptes rendus, notes, courriers etc.
Vous participez à la correspondance avec les prestataires et réalisez les relances si nécessaires.
Dans le cadre de l'assistance à la passation des marchés publics, vous gérez les sous-traitances.
Vous gérez pour les autorisations et actes administratifs liés au suivi de chantier (préparation, signature, dépôt, et diffusion de ces actes).

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL :
Vous exercerez au 44 route de la Fédération à Strasbourg .

Vous êtes titulaire d'un Bac à Bac +2 en assistanat de direction, ou équivalent.

Vous avez une expérience confirmée en assistanat de direction dans la fonction publique.

Vos atouts ?

Votre expertise en technique de secrétariat (prise de notes, comptes rendus).
Votre maîtrise des techniques et outils de communication écrites et orales.
Votre maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Elise, Airs'délib).
Votre capacité à apprécier le degré d'urgence des informations à transmettre.
Votre sens relationnel, et du travail en équipe.
Votre organisation, rigueur et méthode dans la gestion simultanée de plusieurs activités.